Personalo valdymo informacinė sistema yra procedūrų ir taikomų technologijų rinkinys, kurį žmogiškųjų išteklių darbuotojai naudoja duomenims apie įmonės ar organizacijos darbuotojus sekti ir tvarkyti. Ši informacija gali apimti darbo užmokesčio įrašus, mokesčių dokumentus ir priskirtų išmokų, pvz., sveikatos draudimo, įrašus. Kita informacija apie darbuotojus dažnai saugoma tokio tipo sistemoje, kad būtų galima periodiškai vertinti veiklą. Šie įrašai paprastai yra atitinkamų pramonės sertifikatų gyvenimo aprašymai ir kopijos. Ši žmogiškųjų išteklių valdymo sritis apima ir kompiuterinės programinės įrangos naudojimą, ir įprastinę atitinkamų duomenų įvedimo ir atnaujinimo praktiką.
Įmonėms, kuriose dirba daug darbuotojų, dažnai reikia atskiro žmogiškųjų išteklių (HR) skyriaus, kad būtų galima tiksliai registruoti visą šią informaciją. Darbas su personalo valdymo informacine sistema reikalauja ir gero technologijų išmanymo, ir gebėjimo greitai gauti reikiamus duomenis. Šioms žmogiškųjų išteklių užduotims skirtas programinės įrangos paketas paprastai susideda iš susietų duomenų bazių, kuriose yra įvairių informacijos rinkinių. Vienoje duomenų bazėje gali būti išduotų darbo užmokesčio čekių įrašai, susieti su kita duomenų baze su informacija, pavyzdžiui, apie išskaičiuotus mokesčius. HR darbuotojai yra atsakingi už tai, kad ši darbo jėgos informacija būtų atnaujinta ir tiksli.
Personalo personalas ne tik reguliariai tvarko duomenis personalo valdymo informacinėje sistemoje, bet ir turi atlikti konkrečias užklausas, kurios atima tam tikrą informaciją. Priklausomai nuo įdiegtos sistemos tipo, jie gali užklausti šios informacijos naudodami komandas, pvz., struktūrinės užklausos kalba (SQL) arba panašia duomenų bazės programavimo kalba. Kitų tipų žmogiškųjų išteklių valdymo programinė įranga turi grafines vartotojo sąsajas su formų, lentelių, diagramų ir ataskaitų kūrimo ir saugojimo funkcijomis. Kai personalo vadovas nori pasilikti nuskaitytas darbuotojų gyvenimo aprašymų ir panašių dokumentų kopijas, informacinėje sistemoje dažnai yra optinio simbolių atpažinimo (OCR) funkcija, leidžianti kurti elektronines kopijas, kuriose galima ieškoti.
Personalo valdymo informacinė sistema taip pat atlieka svarbų vaidmenį priimant į darbą ir atleidžiant verslą. Daugelis įmonių naudoja šio tipo programų OCR ypatybes, kad nuskaitytų gyvenimo aprašymus pagal paskirtus raktinius žodžius. Kandidatai, kurių gyvenimo aprašymai atitinka raktinius žodžius, dažnai turi daugiau galimybių gauti kvietimą į pokalbį. Kai kurios įmonės naudoja šią technologiją, kad galėtų sekti ir įrašyti naujus darbuotojų išduotus sertifikatus, ypač tuos, kurie laikomi mokamais mokymais. Darbuotojai, kuriems gali prireikti drausminių priemonių arba konsultacijų, taip pat dažnai įrašo šią informaciją savo elektroninėse personalo bylose, esančiose žmogiškųjų išteklių skyriuje.