Pirkimo užsakymo (PO) numeris yra raidinis ir skaitmeninis kodas, priskiriamas konkrečiai užklausai ką nors nusipirkti. Dažniausiai PO numerius naudoja įmonės viduje, kad galėtų stebėti savo pirkinius. Tačiau kai kurios įmonės priskirs kodus visiems savo pardavimams ir suteiks savo klientams PO numerius, kad klientai galėtų sekti savo užsakymus. Šie kodai gali būti bet kokio raidinio ir skaitmeninio formato, o daugelis įmonių naudos konkrečias raides arba skaičius, kad nurodytų tam tikrus dalykus apie užsakymą, pvz., kas parduodama, vieta, pirkėjas ir data.
Naudojimas įmonėse
Daugelyje įmonių pirkimo užsakymo numeris suteikiamas darbuotojui ar skyriui pateikus užklausą dėl tam tikrų prekių ar paslaugų užsakymo. Prašymas paprastai oficialiai pateikiamas pirkimo agentui naudojant vadinamąją paraiškos formą. Jei užklausa patvirtinama, sukuriamas pirkimo užsakymas ir jam priskiriamas pirkimo užsakymo numeris. Tuo metu užsakymas pateikiamas kitai įmonei, kuri dažnai įrašo pirkėjo PO numerį, kad būtų įtraukta į išsamią užsakymo informaciją.
Kai pardavėjas parengia siuntimo arba pakavimo sąrašą, kad būtų pridėtas prie kliento užsakymo, PO numeris paprastai įtraukiamas į išsamią informaciją. Tai suteikia galimybę pirkėjo priėmimo agentui patikrinti pristatytų prekių kiekį ir tipą bei patvirtinti, kad siunta yra susijusi su tinkamai įgaliotu užsakymu. Pirkimo užsakymo numeris taip pat rodomas sąskaitoje faktūroje ir kituose dokumentuose, kuriuos pardavėjas pateikia klientui. Žvelgiant iš šios perspektyvos, PO numeris pagreitina mokėjimų pardavėjui planavimą ir leidžia nukreipti prekes į tinkamą skyrių.
PO numeris taip pat leidžia įmonei pritaikyti išlaidas departamento, kuris pateikė užsakymą, biudžetui. Ji taip pat suteikia mokėtinų sumų skyriui patikrinti, ar išlaidos yra teisėtos. Tada mokėjimas gali būti pervestas pardavėjui.
Formatas
Tiksli pirkimo užsakymo numerio konstrukcija ir ilgis įvairiose įmonėse skirsis. Daugelis įmonių, veikiančių keliose svetainėse, naudos kelis pirmuosius kodo simbolius, kad nustatytų vietą, kurioje buvo pateiktas užsakymas, pvz., „CHI“, kad atstovautų įmonei Čikagoje. Kiti keli simboliai gali nurodyti konkretų užsakymą pateikusį skyrių, pvz., „RD“, atstovaujantis tyrimų ir plėtros skyriui. Taigi, įmonės tyrimų ir plėtros skyriaus Čikagoje pateikto užsakymo PO numeris gali prasidėti „CHIRD“, o po to – kiti raidiniai ir skaitiniai simboliai, suteikiantys daugiau informacijos apie užsakymą.
Įmonės paprastai struktūrizuoja savo pirkimo numerius tokiu būdu, kuris geriausiai tinka jų vidinėms stebėjimo sistemoms. Kai kurie taip pat naudoja brūkšnelius arba tarpus, kurie gali padėti, kai konkrečiam tikslui reikia perskaityti tik tam tikrus PO numerio simbolius. Atsižvelgdami į daugybę ilgių ir formatų, kuriuos galima naudoti, daugelis pardavėjų sukonfigūruoja laukus savo užsakymų stebėjimo duomenų bazėse, kad pirkimo užsakymo numeriuose būtų galima naudoti bet kokį simbolių skaičių – net 30 ar daugiau.