Pirkimo užsakymo sąskaita faktūra yra dokumentas, naudojamas verslo operacijose. Šio dokumento pavadinimas kilo dėl to, kad įtrauktas pirkimo užsakymo numeris. Tada šis numeris bus naudojamas visą operacijos laiką. Bet kuriuo metu pirkėjas ir pardavėjas gali turėti daugybę pirkimo užsakymo sąskaitų faktūrų. Toks dokumentas gali būti naudojamas prekėms ar paslaugoms.
Kad sutartis būtų teisėta, turi būti pasiūlymas ir sutikimas. Pinigų ir prekių mainai tarp pirkėjo ir tiekėjo yra sutartis. Esant tokiai situacijai, pirkimo užsakymo sąskaita faktūra gali būti vertinama kaip pasiūlymas, nes pirkėjas išreiškia norą pirkti tam tikrą kiekį tam tikrų prekių už tam tikrą kainą. Tiekėjas priima įvykdęs užsakymą, išrašydamas sąskaitą ir gavęs apmokėjimą.
Pirkimo užsakymo sąskaitoje faktūroje paprastai yra daug informacijos. Pirkėjas turėtų būti aiškiai identifikuotas, įskaitant jo kontaktinius duomenis. Be to, paprastai yra numatyta vieta pristatymo adresui, nes įmonės gali turėti daugiau nei vieną veiklos vietą. Pirkimo užsakymo numeris yra labai svarbi informacija, paprastai pateikiama dokumento viršuje arba šalia jo.
Asmuo, kuris atlieka užsakymą, turi būti nurodytas sąskaitoje faktūroje. Paprastai įtraukiamos specialios sandoriui taikomos sąlygos. Užsakymas turi būti išsamiai aprašytas, įskaitant prekių ar paslaugų pavadinimus, kiekį, SKU numerius ir kainas. Pirkėjas taip pat gali apskaičiuoti mokesčius, siuntimo ir tvarkymo bei kitas išlaidas.
Pirkimo užsakymo sąskaita faktūra gali apsaugoti ir pirkėją, ir pardavėją. Pirkėjo vardu yra įrodymų, kad jis prašė tam tikro skaičiaus konkrečių gaminių ir tikėjosi sumokėti nurodytą kainą. Jei pardavėjas pateikia kitų prekių ar paslaugų arba bando padidinti kainą, pirkėjas turės dokumentą, kuriame užfiksuotas jo pirminis pasiūlymas. Pardavėjas yra apsaugotas, nes be tokio dokumento pirkėjas gali paprašyti prekių, o vėliau atsisakyti jas priimti ar sumokėti.
Gali būti daug pirkimo užsakymo sąskaitų faktūrų, nes pirkėjas gali pateikti naujus užsakymus prieš užpildydamas ankstesnius užsakymus. Pavyzdžiui, tarkime, kad Charlie’s Maintenance gauna sutartį pakeisti stogą. Charlie gali naudoti pirkimo užsakymo sąskaitą faktūrą, kad paprašytų prekių darbui. Vėliau tą dieną Charlie’s Maintenance galėjo gauti dar vieną sutartį dėl doko remonto. Šiam darbui reikalingos medžiagos greičiausiai bus įtrauktos į kitą pirkimo užsakymo sąskaitą faktūrą.
Tai pabrėžia pirkimo užsakymo numerio svarbą. Kai abi šalys bendrauja, šis numeris paprastai naudojamas siekiant pašalinti painiavą. Tai apima užklausas dėl užsakymo būsenos, kada siunčiami pranešimai apie užsakymus ir kada išrašomos sąskaitos.