Pirkimo užsakymo užklausa yra pirmasis žingsnis pateikiant pirkimo užsakymą. Užklausa gali būti sugeneruota rankiniu būdu tikrinant atsargas arba naudojant automatizuotą pirkimo paraišką, sugeneruotą iš valdymo informacinės sistemos. Atliekant dideles gamybos operacijas, pirkimo skyrius gali būti net ne tame pačiame pastate ar geografinėje vietoje kaip ir objektas, todėl norint gauti komponentus pagal užsakymą, reikalingas pirkimo užsakymo užklausos laiškas.
Mažoms operacijoms arba „vieno žmogaus pasirodymui“ vietoj brangesnės kompiuterinės inventorizacijos sistemos dažnai naudojama vizualinė inventorizavimo sistema. Kai tam tikros prekės atsargos tampa mažos, savininkas tiesiog paskambina tiekėjui ir pateikia pirkimo užsakymo užklausą. Priklausomai nuo verslo tipo, savininkas gali naudoti kanban arba dviejų šiukšliadėžių sistemą, o tai reiškia, kad pirkimo užsakymo užklausa suaktyvinama, kai pirmoji šiukšliadėžė ištuštėja, o antrasis ištraukiamas.
Šio tipo atsargų sistema remiasi vizualiu atsargų patikrinimu, kad žinotų, kada reikia užsisakyti papildomą produktą. Kai tiekėjas patvirtina pirkimo užsakymo užklausą, savininkas dažnai pateikia kredito kortelę, kad galėtų sumokėti už produktą. Arba savininkas gali išduoti pirkimo užsakymą, kuris yra popierinė forma, kurioje nurodomas perkamas produktas ir mokėjimo sąlygos.
Didesnėse operacijose paprastai naudojama valdymo informacinė sistema arba įmonės išteklių planavimo (ERP) sistema, kad būtų galima sekti jų paklausą, atsargas ir pirkimo užsakymus. Šios kompiuterinės sistemos veikia, kai pagrindinis planuotojas įveda rinkodaros prognozę. Tada sistema palygins planuojamą produkto kūrimo grafiką su esamomis gatavomis prekėmis, nebaigta gamyba ir žaliavomis.
Kompiuterinės sistemos turi lentelę arba failą, kuriame nurodytas kiekvieno gamybos procese naudojamo komponento tiekėjo pristatymo laikas. Kai sistema lygina gaminio kūrimo grafiką su atsargomis, ji atsižvelgia į tiekėjo pristatymo laiką ir sugeneruoja pirkimo užsakymo užklausą dėl visų komponentų, kuriuos reikia užsakyti. Dauguma gamybos įrenginių veikia „just-in-time“ (JIT) aplinkoje, o tai reiškia, kad sistema planuoja, kad komponentai bus pristatyti prieš pat tada, kai jų prireiks gamybos operacijai. Šis procesas sumažina reikalingą sandėlio plotą ir sumažina atsargoms pririšto kapitalo kiekį.
Tada pirkimo skyrius gautą pirkimo užsakymo užklausą išsiunčia komponentų tiekėjams. Tiekėjams patvirtinus komponentų kainas, minimalius užsakymų kiekius ir pristatymo laiką, pirkimo komanda išduos tvirtą pirkimo užsakymą. Pirkimo užsakymas yra įpareigojantis dokumentas, garantuojantis, kad tiekėjas bus apmokėtas pristatymo metu.