Pirkimo užsakymų valdymas yra vidinė verslo apskaitos funkcija. Įmonės naudoja pirkimo procesą, kad įsigytų atsargas, eksploatacinį turtą ir kitus daiktus, reikalingus prekėms ar paslaugoms gaminti. Pirkimo užsakymai yra vidinis dokumentas, suteikiantis konkretų leidimą pirkti skirtingus išteklius. Didesnės įmonės paprastai turi tiksliau apibrėžtą pirkimo užsakymo procesą nei mažesnės įmonės. Didelės įmonės kuria pirkimo užsakymų valdymo politiką, siekdamos užtikrinti, kad darbuotojai laikytųsi standartinių šio proceso darbo procedūrų.
Įmonių savininkai paprastai paskiria pirkimo užsakymo įgaliojimą tam tikriems verslo asmenims. Verslo savininkai, direktoriai ir vykdomojo lygio vadovai dažnai leidžia veiklos vadovams patvirtinti savo skyriaus pirkimo užsakymus. Pirkimo užsakymai už dideles sumas doleriais, pvz., kelis tūkstančius dolerių, yra vieninteliai pirkimo užsakymai, kuriems reikalingas vadovo leidimas. Verslo savininkai ir vykdomieji vadovai perduoda šią galimybę, kad užtikrintų, jog įmonės verslo operacijos galėtų tęstis be pernelyg didelės priežiūros.
Įmonės gali naudoti pirkimo užsakymų valdymo sistemą, kuriai reikalinga kelių pardavėjų ar tiekėjų peržiūra. Šis reikalavimas užtikrina, kad įmonė gautų kuo mažesnes išlaidas už ekonominius išteklius. Gamybos, gamybos ir statybos įmonės dažniausiai naudoja pasiūlymo/pasiūlymo pirkimo užsakymo sistemą. Pasiūlymų/pasiūlymų sistema leidžia pardavėjams ir tiekėjams pateikti įmonei konkrečią informaciją, susijusią su ekonominių išteklių pirkimu. Pardavėjai ir tiekėjai nurodys kiekvienos prekės kainą, galimą pristatymo procesą ir laiką, reikalingą visoms pasiūlyme / pasiūlyme nurodytoms paslaugoms atlikti. Šis procesas atleidžia įmonei daug pastangų, susijusių su ekonominių išteklių įsigijimu.
Didelėse įmonėse dažnai yra pirkimo skyrius, atsakingas tik už išteklių įsigijimą. Šis skyrius priima įgaliotąjį pirkimo užsakymą ir išsiunčia jį pardavėjui arba tiekėjui. Pirkimo skyrius peržiūri prekių prieinamumą, siekdamas užtikrinti, kad pardavėjas galėtų įvykdyti visus pirkimo užsakymo sutartinius įsipareigojimus. Tolesni klausimai arba pirkimo užsakymo pakeitimai gali būti siunčiami operatyviniam vadovui patvirtinti. Pirkimų skyrius yra tiesiog tarpinė funkcija, tvarkanti užsakymo procesą pirkimo užsakymų valdymo sistemoje.
Kai prekės ar paslaugos bus gautos arba užbaigtos, pardavėjai ir tiekėjai atsiųs įmonei sąskaitą faktūrą, prašydami sumokėti. Taip pradedamas galutinis pirkimo užsakymų valdymo sistemos procesas. Sąskaitą peržiūri įmonės buhalterija. Apskaitos skyriuje mokėtinos sumos yra atsakingas už pirkimo užsakymo dokumentų peržiūrą ir mokėjimų išdavimą. Daugelis įmonių naudoja trijų krypčių rungtynių sistemą. Mokėtinų sąskaitų tarnautojai peržiūrės vidinį pirkimo užsakymą pagal gautus dokumentus ir pardavėjo sąskaitas faktūras. Įmonės išduos mokėjimus tik tada, kai sutaps visi trys dokumentai. Buhalteriai suves informaciją į įmonės buhalterinę programinę įrangą, išspausdins čekį ir įgalioto asmens parašą išduoda mokėjimą pardavėjui.