Pirkimų planavimas – tai procesas, kurį naudoja įmonės ar įstaigos, siekdamos planuoti pirkimo veiklą tam tikram laikotarpiui. Paprastai tai atliekama biudžeto sudarymo metu. Kiekvienais metais departamentai turi prašyti biudžeto personalui, išlaidoms ir pirkimams. Tai pirmasis pirkimų planavimo proceso žingsnis.
Tada peržiūrimi visų skyrių biudžetai, o organizacijoje, kuri yra įsipareigojusi planuoti pirkimus, buhalteriai skiria laiko bendriems pirkimo reikalavimams surasti. Remdamiesi pateiktu biudžetu, jie gali nukreipti padalinius dirbti su centriniu pirkimu, kad sujungtų planuojamas išlaidas konkrečioms prekėms. Šis procesas geriausiai veikia organizacijoje, kuri yra įsipareigojusi sumažinti išlaidas. Su pristatymo datomis, sutarties laikymusi ir klientų aptarnavimo problemomis susijusios problemos turi būti išspręstos viduje prieš sudarant sutartį.
Pagrindinė viešųjų pirkimų koncepcija yra ta, kad pažangus planavimas, planavimas ir grupinis pirkimas leis sutaupyti sąnaudų, efektyviau vykdyti verslo veiklą, taigi ir padidinti pelningumą. Yra keturi žingsniai, kurie sudaro viešųjų pirkimų planavimo pagrindą: grupinis pirkimas, pristatymas tinkamu laiku, sutartinė masinė kaina ir sumažintos administracinės išlaidos.
Grupinis pirkimas – tai procesas, kai sujungiami bendri resursų reikalavimai skirtingiems padaliniams ir sukuriamas vienas pirkimo užsakymas. Skyriai gali būti fiziškai įsikūrę įvairiuose pastatuose, kurių pristatymo datos, kiekiai ir sąlygos nurodytos pirkimo užsakyme. Ši praktika vis labiau paplitusi vyriausybės ir viešojo sektoriaus įmonėse, kur tą patį daiktą galima įsigyti įvairioms institucijoms.
Pats pristatymas laiku yra pagrindinė pirkimų planavimo dalis. Pagal šį modelį saugojimo išlaidas apmoka tiekėjas. Jie yra atsakingi už tai, kad įsigytų medžiagų kiekiai būtų paruošti ir būtų pristatyti nurodytomis datomis ir laiku. Šio tipo pristatymo reikalavimas paprastai derinamas su grupiniu pirkimu, todėl saugojimo išlaidos yra mažesnės.
Masinis kainų nustatymas ir derybos yra labai svarbūs planuojant pirkimus. Organizacijos, kurios sujungia bendrą kiekį, reikalingą tam tikram laikotarpiui, gali gauti mažesnę kainą, atsižvelgdamos į konkretų užsakymo lygį. Derybas paprastai užbaigia pirkimų direktorius arba vyresnysis pirkimo agentas.
Pridėtinės administracinės išlaidos – tai organizacijos sąnaudos už visą pirkimo apmokėjimo ciklą. Tai apima atlyginimus ir aptarnavimo išlaidas pirkimų personalui, sąskaitų faktūrų apdorojimą, čekių gamybą ir pardavėjo užklausų sprendimą. Organizuotas, valdomas procesas pašalina didelę dalį šių išlaidų, nes kiekvienai prekei jos patiriamos tik vieną kartą.