Pagrindinis pokyčių koordinatoriaus vaidmuo yra koordinuoti dokumentų, susijusių su bet kokiais vykdomo projekto ar didelės sistemos pakeitimais, srautą. Kad galėtų sėkmingai eiti šį vaidmenį, jis turi būti orientuotas į detales, mėgti dirbti su sudėtingais projektais ir turėti puikių daugiafunkcinių įgūdžių. Pokyčių valdymas yra pokyčių kontrolės ir valdymo procesas, ir ši pozicija šiame procese yra labai svarbi.
Nėra konkrečios mokymo programos, kaip tapti pokyčių koordinatoriumi. Vietoj to, didžioji dauguma darbdavių reikalauja, kad pokyčių koordinatorius būtų baigęs oficialų vidurinį išsilavinimą susijusioje srityje. Tai gali būti apskaitos, verslo, valdymo ar kompiuterinės informacinės sistemos. Šios programos gali būti baigtos universiteto arba bendruomenės kolegijos lygiu ir paprastai trunka nuo trejų iki ketverių metų nuolatinių studijų.
Trys pagrindinės pokyčių koordinatoriaus užduotys yra pokyčių valdymo proceso įgyvendinimas, jį palaikančio verslo proceso sukūrimas ir atitikties užtikrinimas. Proceso detalės skirsis, tačiau visada bus pakeitimo prašantis asmuo, projekto vadovas, atsakingas už prašymo peržiūrą, ir komandos pranešimas apie užklausos būseną. Dauguma įmonių šiam procesui valdyti kuria kelių dalių formą arba elektroninį darbo srautą.
Kad pakeitimų valdymas veiktų tinkamai, turi būti du aspektai: prašymo dokumentavimas ir atitinkamas patvirtinimas. Prašymo dokumentuose turi būti nurodytas faktinis keistinas elementas, prašymo verslo loginis pagrindas ir numatoma su prašymu susijusi nauda bei rizika. Visi pokyčiai turi turėti aiškią naudą, gerinant procesą arba išsprendžiant problemą.
Patvirtinimo procesas yra esminis pokyčių valdyme, o pakeitimų koordinatoriaus pareiga yra užtikrinti, kad visas užklausas patvirtintų atitinkamas asmuo. Reikalaujant patvirtinimo iš vyresniųjų darbuotojų, visi prašymai turi būti paaiškinti valdymo komandos nariui, kuris gali turėti kitokią perspektyvą ir matyti papildomą riziką ar naudą. Be to, šis procesas sumažina riziką, kad darbuotojai prašys pakeitimo, dėl kurio sumažės vidaus kontrolė.
Atitikties užtikrinimas yra svarbi pokyčių koordinatoriaus vaidmens dalis. Jis arba ji yra atsakingas už pakeitimų stebėjimo numerių išdavimą ir projektų planų peržiūrą, kad įsitikintų, jog visoms pakeitimų užklausoms yra priskirtas numeris. Be to, svarbu patvirtinti, kad patvirtinėjas yra atsakingas už sritį, kuriai turės įtakos pakeitimo užklausa. Pavyzdžiui, aukšto vadovas neturėtų galėti patvirtinti prašymo pakeisti centrinę finansų sistemą, nes jis nėra atsakingas už tą sritį.