Pokyčių valdymo procesas yra verslo praktikos, naudojamos pokyčiams kontroliuoti ir valdyti didelėje sistemoje ar organizacijoje, serija. Šis terminas dažniausiai vartojamas sistemų inžinerijoje arba dideliuose statybos projektuose. Pokyčių valdymo tikslas – užtikrinti, kad tarp kliento ir paslaugų teikėjo būtų aiškus bendravimas apie prašomą nukrypimą nuo priimtų specifikacijų, poveikį laiko juostai ir numatomas tų pakeitimų išlaidas. Papildoma šio proceso premija yra pakeitimų užklausų įgaliojimo patvirtinimas.
Visas pokyčių valdymo procesas susideda iš trijų punktų: pakeitimo prašymo, pakeitimo laiko ir sąnaudų įvertinimo ir pakeitimų įgyvendinimo. Šie veiksmai išlieka tokie patys, jei projektas yra informacinių technologijų projektas arba statybos projektas. Verta pažymėti, kad griežtas formalaus pokyčių valdymo proceso laikymasis teismų pripažįstamas kaip tinkama priemonė sutarčių pakeitimams valdyti. Už prašomus ir proceso metu patvirtintus pakeitimus turi sumokėti įmonė, neatsižvelgdama į prašytojo įgaliojimus. Daroma prielaida, kad įmonė sukūrė verslo praktiką, kuri atitiko jos vidinį patvirtinimo procesą.
Norėdami valdyti pakeitimų prašymus, daugelis įmonių sukuria formą, kurioje pateikiama visa reikalinga informacija. Pavyzdžiui, pakeitimo užklausos formoje paprastai reikia nurodyti užklausos teikėjo vardą ir pavardę, užklausos verslo pagrindą, reikalingą funkcionalumą ir bendrą reikšmę. Taip pat pateikiami atsakingų asmenų vardai ir pavardės, kurie išbandys ir priims pakeitimus. Gavęs ir peržiūrėjęs formą, sistemos administratorius užklausai priskiria sekimo numerį.
Už sistemą ar projektą atsakingas asmuo dabar peržiūri užklausos detales ir apskaičiuoja reikalingus išteklius, laiko paskirstymą ir visas su šio pakeitimo įgyvendinimu susijusias išlaidas. Šio proceso metu užklausos teikėjui gali kilti klausimų ar paaiškinimų. Ši informacija įtraukta į prašymo pakeisti formą.
Jei išlaidos priimamos, užklausa paprastai įtraukiama į prioritetinį kitų pakeitimų užklausų sąrašą, kaip pakeitimų valdymo proceso dalis. Darbai pavedami konkrečiai sričiai, kuris susisieks su sistemos ar projekto vadovu, kad išsiaiškintų reikalavimus ir atliktų reikiamus pakeitimus. Informacinių technologijų aplinkoje šie pakeitimai atliekami testavimo sistemoje. Testuotojai yra atsakingi už tai, kad pakeitimai atitiktų pradinius reikalavimus ir nesukeltų neigiamų rezultatų. Sėkmingai užbaigus testavimą, pakeitimai perkeliami į gamybinę arba gyvąją sistemą. Visos problemos ar naujos problemos, atsiradusios dėl šio pakeitimo, yra peržiūrimos ir gali sukelti papildomų pakeitimų, testavimo ir diegimo ciklų.