Spaustinė kopija yra medžiagos tipas, tinkamas tiesioginiam naudojimui, o tai reiškia, kad vartotojas gali skaityti medžiagą tiesiogiai, o ne apdoroti ją kompiuteriu ar kita technologija. Klasikiausias pavyzdys – spausdinta medžiaga ant popieriaus. Daugelis pramonės šakų, kurios intensyviai dirba su elektronika, vartoja terminą kartu su kitais, kad atskirtų, kokio tipo laikmenos yra diskutuojama. Kartais tai dar vadinama nuolatine reprodukcija, nes sukūrus ji nesikeičia.
Yra keletas spausdintinės kopijos pranašumų. Reprodukcijai dažnai pirmenybė teikiama popierinėms kopijoms, o ne elektroninėms. Jį taip pat bet kas gali perskaityti bet kuriuo metu, nes tam nereikia išorinių įrenginių pagalbos. Svarbūs ir oficialūs dokumentai paprastai išsaugomi tokia forma, kad būtų sukurtas apčiuopiamas medžiagos įrašas. Be to, popierinė kopija nėra priklausoma nuo elektroninės sistemos gedimo ir, nors ji gali būti fiziškai prarasta arba sugadinta, ji negali būti sugadinta ar prarasta taip, kaip gali kompiuterinis dokumentas. Dėl šios priežasties daugelis žmonių kuria elektronines ir spausdintas svarbios medžiagos, pavyzdžiui, literatūros rankraščių, versijas.
Žinoma, popierinė laikmena turi ir trūkumų. Jai laikyti reikia daug daugiau vietos, nes tokio formato dokumentams reikia kur nors skirti vietos. Tai taip pat reikalauja darbuotojų laiko saugoti, paimti ir apdoroti. Mažoms įmonėms ne visada praktiška skirti darbuotojų laiko tokiai medžiagai tvarkyti. Pavyzdžiui, konvertuojant popierių į elektronines bylų sistemas, mažame biure atlaisvinama daug vietos ir laiko, todėl įmonė gali sutelkti dėmesį į naujų produktų kūrimą.
Be to, popierinė kopija nėra tokia nešiojama kaip elektroninė laikmena. Norint jį gabenti iš vienos vietos į kitą, jį reikia fiziškai nešiotis, o tai užtrunka. Kita vertus, elektroninius dokumentus per elektronines sistemas galima perduoti praktiškai akimirksniu. Tačiau naudojant popierinę kopiją užtikrinama, kad ją galėtų perskaityti gavėjas, nes platformos suderinamumo ar failų sugadinimo problemos yra ginčytinos. Tai taip pat suteikia tam tikros svarbos aprašytai medžiagai, nes dauguma žmonių fizinį popierių sieja su jautria ar oficialia medžiaga.
Taip pat yra galimybė, kad spausdintinė kopija tarnaus daug ilgiau nei elektroninis archyvas. Jei jis bus pagamintas ant archyvinio kokybiško popieriaus ir tinkamai tvarkomas bei saugomas, jį bus galima skaityti po šimtmečio, o dažnai ir daug toliau. Tačiau elektroniniai duomenys per trumpesnį laiką gali tapti nestabilūs. Taip pat galima prarasti prieigą prie duomenims nuskaityti reikalingos įrangos, nes dėl technologijų pažangos ji pasensta.