Nepopierinis biuras – tai darbo aplinka, kurioje dauguma ar visi dokumentai veikia skaitmenine forma, saugomi elektroniniu būdu ir lengvai pasiekiami. Jis pagrįstas idėja, kad daugelis anksčiau popierinių tradicinių biurų funkcijų buvo suskaitmenintos. Kai kompiuteriai Vakarų darbo aplinkoje paplito, nuomonės lyderiai ėmė įsivaizduoti tokią darbo vietą, kurioje verslas skaitmeniniu būdu ne tik supaprastintų verslo procesą, bet ir iš esmės netektų popieriaus.
Pagrindinė nepopierinio biuro idėja yra ta, kad daugeliu atvejų ir daugelyje pramonės šakų dokumentų spausdinti nereikia. Pavyzdžiui, sutartys gali būti sudaromos viename biure, siunčiamos šalims el. paštu ir pasirašomos elektroniniu būdu, kiekvienai šaliai pateikiant patvirtintą pasirašyto dokumento kopiją. Brėžinius galima saugoti ir pasiekti internete, o statybos eiga stebima skaitmeniniu būdu. Restoranai gali supaprastinti savo veiklą ir sumažinti klaidų skaičių skaitmenindami savo maisto užsakymo sistemas. Dauguma įmonių bent dalį savo finansinių operacijų atlieka elektroniniu būdu.
Be paprasčiausio popieriaus kiekio darbo vietoje sumažinimo, didelis dokumentų skaitmeninimo pranašumas yra tai, kad naujausia versija yra akimirksniu prieinama kiekvienam. Prieiga prie tikslios, naujausios informacijos yra ypač svarbi sveikatos priežiūros srityje, kur pacientų įrašai tradiciškai buvo saugomi popierinėse bylose įvairiose vietose. Priklausomai nuo tokių failų, klaidų tikimybė yra didelė. Tačiau kai kurie pacientai svarbius medicininius duomenis nešiojasi skaitmeniniame saugojimo įrenginyje, kuris atnaujinamas kiekvieną kartą, kai jie lankosi pas sveikatos priežiūros specialistą. Šie prietaisai, kuriuos atspindi centrinėje duomenų bazėje saugomi įrašai, labai padeda sumažinti sveikatos priežiūros specialistų priklausomybę nuo popieriaus ir su juo susijusių problemų pažeidžiamumą.
Palyginti su skaitmeniniais įrašais, popierius turi daug trūkumų. Popieriniams dokumentams tvarkyti reikia daug laiko – dokumentų kūrimui, saugojimui ir paėmimui. Pašto siuntimas prideda dar vieną laiko ir pinigų sluoksnį popieriaus tvarkymui. Popieriniai dokumentai taip pat turi būti saugomi abėcėlės tvarka arba pagal sukūrimo datą, o vienintelis būdas gauti popierinį dokumentą yra žinoti, kaip jis buvo saugomas. Be to, vadovai puikiai supranta, kad neteisingai surašytas dokumentas dažnai yra pamestas dokumentas.
Viena didžiausių kliūčių biurui be popierinio darbo yra žmogiškasis faktorius – tai yra, dauguma įmonių tradiciškai buvo orientuotos į popierių, o senus įpročius pakeisti sunku. Pavyzdžiui, daugelis elektroninių dokumentų dažnai spausdinami ir pateikiami kaip įprastas dalykas. Be to, didėjantis spausdintuvų ir kopijavimo aparatų sudėtingumas ir pajėgumas leidžia spausdinti tokios kokybės dokumentus, kokia anksčiau buvo prieinama tik komerciniuose spausdintuvuose, tačiau už nedidelę jų kainą. Tai sukėlė pasaulinį spausdinimo siautulį; Apskaičiuota, kad nuo tada, kai pirmą kartą buvo sukurtas popierinis biuras, iki 2000 m., visų rūšių popierinių dokumentų pasaulinė produkcija padvigubėjo. Tačiau nuo to laiko produkcija susilygino ir vėliau pradėjo mažėti.
Elektroninių biurų įdiegimas gali duoti pageidaujamos naudos aplinkai. Popieriaus gamyba prisideda ir prie miškų naikinimo ir taršos, be to, gamina šiltnamio efektą sukeliančias dujas, kurios, kaip teigiama, didina visuotinį atšilimą. Be to, ir patys rašalai, naudojami gaminant dokumentus, gali turėti kenksmingų komponentų, kurie savo tūriu taip pat turi neigiamą poveikį aplinkai.
Daugelį archyvų galima suskaitmeninti, o įmonės, diegiančios nepopierines programas, nuskaito esamus popierinius įrašus kaip šių programų dalį. Daugelis įmonių nustatė, kad saugo daug popierinių įrašų, kurių joms nereikia, pavyzdžiui, klientams siunčiamų mėnesinių ataskaitų kopijas. Organizacijos, kurioms buvo pritaikytos skaitmeninimo programos, ne tik sumažino saugomų popierinių dokumentų kiekį, bet ir sugebėjo iš naujo skirti erdvę kitiems tikslams nei dokumentų saugojimas.