Kas yra popierizmas?

Popieriaus tvarkymas yra bendras terminas, apibūdinantis daugybę skirtingų formų, sąskaitų faktūrų, sąrašų, gyvenimo aprašymų ir darbų, kuriuos reikia atlikti kiekviename versle. Nors kompiuteriai pašalino kai kuriuos dokumentus, pvz., popierines pastabas, daugelyje biurų vis dar reikia blankų ir kitų dokumentų. Daugelyje biurų tuos pačius dokumentus gali tvarkyti ir apdoroti daug žmonių, prieš juos paduodami, saugodami ar susmulkindami.

Daugelis biuro efektyvumo ekspertų pataria, kad kiekvienas popieriaus lapas turi būti nedelsiant ten, kur reikia, kad jį tvarkytų tas skyrius ar asmuo. Perskaičius ir padirbėjus su kiekvienu popieriaus lapu, jį galima paduoti, susmulkinti, išmesti, perdirbti arba pakabinti ant skelbimų lentos. Dokumentus, kuriuos dar reikia užbaigti, galima laikyti daugiapakopiame dėkle. Padėklai turi būti pažymėti etiketėmis, kad dėkluose nesusimaišytų popieriaus krūvos.

Klasikinis padėklų arba krepšelių ženklinimas staliniame daugiapakopiame popierių laikiklyje yra užrašas „įvesti“ ir „išvesti“. Krepšelis yra skirtas gaunamiems dokumentams, kuriuos reikia atlikti, o išeinančiame krepšelyje yra baigti išeinantys dokumentai. Kai kurie biuro darbuotojai vis tiek žymi savo stalo padėklus tokiu būdu, o kiti gali visiškai atsisakyti etikečių. Kai kurie darbuotojai nenaudoja kelių pakopų padėklų popieriams tvarkyti, bet gali naudoti pakabinamus failus popieriams laikyti giliame stalo stalčiuje.

Atrodo, kad kai kurie darbuotojai didžiąją dalį dokumentų laiko krūvoje ant stalo, tačiau dauguma verslo organizavimo ekspertų siūlo darbalaukyje turėti tik naujausią projektą. Kiti popierizmo projektai gali būti saugomi dėkluose arba failuose, kad būtų lengviau susipažinti. Jei reikia ieškoti netvarkingų dokumentų ir ką nors rasti, gali sumažėti produktyvumas.

Popierinio darbo tipai, būdingi daugumai įmonių, apima formas, ataskaitas, teisinius įrašus, projektų santraukas, darbuotojų vertinimus, faksus, laiškus, siuntimo ataskaitas, užsakymus ir sąskaitas faktūras. Daugelis įmonių naudoja kompiuterinius užsakymus ir sąskaitas faktūras bei el. laiškus, o ne laiškus. Tačiau dauguma įmonių spausdina jų kopijas kitiems skyriams, pavyzdžiui, apskaitos skyriui. Kai kurie biurai gali būti beveik be popieriaus, tačiau daugelis vis dar dirba siekdami to pasiekti. Daugelis įmonių šiandien perdirba savo dokumentus, kai tik įmanoma, o popieriaus perdirbimo dėžės yra įprastas vaizdas šiandieniniuose biuruose.