Pradinis susitikimas yra susitikimas, kuriame visi atsakingi komandos nariai informuojami apie naują projektą. Veikla gali apimti projekto ketinimų aptarimą, laiko juostos nustatymą, išlaidų ir biudžeto apribojimų pasidalijimą bei projekto pareigų paskyrimą. Pradiniuose susitikimuose dažnai dalyvauja kelių funkcinių sričių komandos nariai, o kartais ir kliento atstovas.
Pradinio susitikimo tikslas yra užtikrinti, kad projektas vyktų kuo sklandžiau, užtikrinant, kad visi komandos nariai būtų tame pačiame puslapyje. Tokie susitikimai yra galimybė projekto vadovui pasidalinti informacija apie projektą. Tai gali apimti neabejotinus faktus, tokius kaip projekto terminas, specifikacijos ir biudžetas, bet taip pat gali apimti nereikšmingą informaciją, pvz., kliento keistenybes ir pageidavimus.
Projekto vadovas dažnai yra atsakingas už pradinio susitikimo surengimą. Ji paprastai prisiima atsakomybę už darbotvarkės sudarymą ir jos vykdymą. Tai apima laiko, kada visos reikalingos šalys gali susitikti, planavimą; vietos rezervavimas; o ilgų susitikimų, vykstančių per vidurdienio pertrauką, atveju užsakyti pietų paslaugą komandos nariams.
Susitikimo metu projekto vadovas atidžiai užrašys visus aptartus klausimus, priimtus sprendimus ir klausimus, į kuriuos bus atsakyta vėliau. Ji bus atsakinga už tai, kad visos suinteresuotosios šalys sutiktų su sąlygomis, terminais ir išlaidomis ir kad jie visiškai suprastų, ko iš jų reikalaujama. Po to projekto vadovas turėtų nedelsdamas išplatinti aiškius, glaustus susitikimo užrašus.
Viena iš svarbiausių pradinio susitikimo funkcijų yra sudaryti rezultatų sąrašą. Tai visų klientui mokėtinų prekių ir konkrečių veiksmų, kurių reikia norint įvykdyti kiekvieną rezultatą, sąrašas. Pavyzdžiui, kliento pristatymas gali būti mažmeninės prekybos vietos įėjimo ženklas. Norint tai padaryti, ženklas turi būti suprojektuotas, medžiagos tiekiamos ir užsakomos, jis turi būti pagamintas, patikrinta kokybė ir ženklas turi būti išsiųstas ir (arba) sumontuotas. Pirkimų specialistas negali užsakyti medžiagų, kol projektuotojas nesuprojektuoja ženklo, o jei kuris nors iš šių veiksmų nebus atliktas pagal grafiką, montuotojas negalės laikytis nustatyto termino.
Užduočių paskirstymas yra labai svarbus procesui, todėl susitikimo pastabose apie pradinį susitikimą turėtų būti veiksmų punktų, terminų ir atsakingų šalių sąrašas. Jei kuriai nors šaliai kyla problemų dėl terminų, specifikacijų ar kainodaros, pats laikas tai iškelti įžanginiame susitikime. Šis susitikimas yra atviras forumas visoms dalyvaujančioms šalims, siekiant užtikrinti, kad jos gautų tai, ko joms reikia, kad projektas būtų sėkmingas.