Pranešimai spaudai yra oficialūs įmonių ir organizacijų pareiškimai spaudai, televizijos ir radijo žiniasklaidai. Jie gali būti tik faktiniai ir skirti tam tikram klausimui ar problemai, arba jie gali būti labiau reklaminio pobūdžio. Kai kuriuos gamina įmonės viduje įgalioti darbuotojai, o kitus gamina išorės ryšių su visuomene įmonės, su kuriomis įmonė ar organizacija sudarė sutartis.
Spauda dažnai remiasi šiais pranešimais spaudai, kad sudarytų faktinį pagrindą tolesniems straipsniams. Naujienų verto įvykio metu prieiga prie tikrųjų susijusių asmenų gali būti labai ribota. Jei nagrinėjama problema yra prieštaringa arba gali pakenkti įmonės reputacijai, gali įvykti bendras naujienų užtemimas. Oficialus pareiškimas gali leisti įmonėms kontroliuoti esminės informacijos, kurią įvairios žiniasklaidos priemonės gali naudoti, kiekį ir turinį.
Kai kurie iš šių teiginių skirti ne informacijai kontroliuoti, o atvirai reklamuoti naują projektą ar renginį. Ryšių su visuomene skyriai reguliariai naudoja bendruosius pranešimus spaudai, kad jų įmonės ar organizacijos būtų matomos visuomenei. Laikraščių, radijo ir televizijos spaudos skyriai dažnai gauna reklaminius pranešimus, kurie gali patikti arba nepatikti vietiniam skaitytojui ar žiūrovams. Redaktoriai paprastai juos įvertina, kad nustatytų jų naujienų vertę, prieš paskirdami žurnalistus vadovauti.
Asmenys, esant ypatingoms aplinkybėms, informacijai kontroliuoti taip pat gali naudoti pranešimus spaudai. Neseniai gimusi septynerių motina arba paleista pagrobimo auka gali būti per daug priblokšta, kad galėtų tiesiogiai kreiptis į žiniasklaidą, pavyzdžiui, todėl advokatas ar kitas šeimos atstovas gali paskelbti pareiškimą jos vardu. Gali būti atsakyta į esminius klausimus ir pateiktos atitinkamos dalyvaujančių asmenų citatos. Po šios formos gali būti surengta kontroliuojama spaudos konferencija, kurioje žurnalistai gali tiesiogiai užduoti klausimus.
Kokybiškų pranešimų spaudai rašymas yra įgūdžių ir patirties reikalaujantis procesas. Kadangi kiekvienas žodis gali būti kruopščiai ištirtas, labai svarbu atidžiai formuluoti. Štai kodėl daugelis įmonių kreipiasi į išorines viešųjų ryšių įmones dėl oficialių pareiškimų ir kitų žiniasklaidos kontaktų. Netiksli arba blogai suformuluota informacija gali vėl persekioti įmonę ar organizaciją. Dėl šios priežasties dauguma jų yra labai glausti ir dalykiški.