Pranešimų serveris yra programa, kuri tvarko pranešimus tarp dviejų ar daugiau programų. Šie pranešimai perduodami tarpinei programinei įrangai naudojant pranešimų API (MAPI). Pranešimų siuntimo serveriai gali saugoti pranešimus eilėje, kol jie gali būti pristatyti gavėjo programai (-oms).
Tipiškas pranešimų serverio programos pavyzdys daugelyje organizacijų yra „Microsoft Exchange“. „Exchange“ yra serveryje ir laukia, kol pranešimai bus nukreipti į jo eilę. Iš ten tarpinė programinė įranga vienu metu nustato vieną pranešimą, ar pranešimas turi būti nukreiptas vietoje, ar jį reikia išsiųsti į kitą pranešimų siuntimo serverį, kad jis būtų pristatytas. Jei laiškas priklauso vietiniam gavėjui, jis beveik iš karto pristatomas į vietinę pašto dėžutę. Jei pranešimas priklauso nuotolinei pranešimų saugyklai, „Exchange“ serveris užklausos kitų taikomųjų programų serverių aplinkoje, pvz., DNS, kad surastų serverį, kuriam priklauso pranešimas.
Jei kyla ryšio tarp dviejų pranešimų serverių problemų arba siunčiantis serveris negali nustatyti nuotolinio serverio vietos, pranešimą siunčiantis asmuo iš savo serverio gali gauti pristatymo delsos pranešimą. Paprastai šis pranešimas praneš tam asmeniui, kad serveris turi sunkumų, tačiau jis ir toliau bandys tam tikrą skaičių bandymų arba dienų.
Yra ir kitų tipų pranešimų serverių arba el. pašto serverių. Kai kurie, pavyzdžiui, Qmail, veikia Linux operacinėje sistemoje ir reikalauja daug mažiau papildomų išlaidų ir administravimo nei Exchange serveriui. Dėl to jie idealiai tinka interneto paslaugų teikėjams, kurie turi daug klientų el. pašto paskyrų. Daugelis įmonių naudoja „Microsoft Exchange“ susirašinėjimui, nes ji yra labai patikima ir gerai veikia su kitais įmonių naudojamais „Microsoft“ produktais.
Kai asmuo siunčia pranešimą, „Outlook“ (arba jų pranešimų programa) perduoda pranešimą pranešimų serveriui, kur pranešimas patenka į pranešimų eilę, kad lauktų savo eilės, kol bus apdorota. Jei eilėje eina daug laiškų, šis procesas gali šiek tiek užtrukti, nors paprastai perėjimo niekas nepastebi. Kai pranešimas apdorojamas, pranešimų serveris nustato gavėjo pašto dėžutės vietą. Jei pašto dėžutė yra vietinė to serverio, laiškas nedelsiant pristatomas į paskirties vietą. Jei gavėjas nėra vietinis serveryje, susisiekiama su DNS, kad padėtų rasti serverį internete. Kai serveris randamas, išsiųstas el. pašto pranešimas perkeliamas į gavėjo serverį, kur procesas prasideda vietoje nuo pranešimo tvarkymo eilės. Nustačius tinkamą pašto dėžutę, pranešimas pristatomas.