Prekybos knygos iš esmės yra didelių finansų įstaigų portfeliai. Juose pateikiama informacija apie visus šiuo metu įstaigos turimus vertybinius popierius, taip pat visų apskaitos operacijų, susijusių su knygoje įrašytų vertybinių popierių pirkimu ir pardavimu, istorija. Dėl to jie yra gana paprastas šaltinis, kurį galima naudoti norint greitai stebėti bet kokią įstaigos investicinę veiklą.
Visos investicinės veiklos rūšys įtraukiamos į prekybos knygą. Šis detalumo lygis yra labai naudingas svarstant tam tikro tipo naują sandorį, kuris turės įtakos banko ar finansų įstaigos turtui. Jei bankas norėtų svarstyti galimybę nustatyti pirkimo ir pardavimo kainų skirtumą kartu su galimu pirkimu ar pardavimu, vertinant siūlomą veiksmą gali būti naudinga peržiūrėti prekybos knygoje įrašytus sandorius. Panašiai knygoje esanti informacija gali atskleisti galimą riziką, susijusią su tam tikra investavimo schema.
Viena iš pagrindinių bet kurio banko ar finansų įstaigos funkcijų yra protingai investuoti, kad klientams būtų gera grąža. Tinkamai prižiūrimos ir reguliariai peržiūrimos prekybos knygos palaiko šią funkciją, pateikdamos glaustą informaciją apie ankstesnius sandorius. Prekybos knygoje esanti informacija taip pat apima iki smulkmenų informaciją apie šiuo metu banko turimą turtą ir taip padeda sukurti pagrindą būsimai prekybos veiklai.
Svarbu pažymėti, kad į prekybos knygą įtraukiamas tik tas turtas, kurį leidžiama naudoti aktyvios prekybos ir investavimo strategijose. Kitas turtas, kuris nėra laikomas įgaliotu investicinei veiklai, apskaitomas kitame portfelyje, žinomame kaip banko knyga. Tai reiškia, kad bet kokie vertybiniai popieriai, kuriuos bankas ketina laikyti iki jų išpirkimo taško, nėra įtraukiami į prekybos knygą. Šių ilgalaikių investicijų eiga įrašoma į banko knygą.
Idėja vesti atskirą apskaitos knygą turtui, kuris gali būti naudojamas investavimo ir prekybos veiklai, neapsiriboja bankais ir kitokiomis finansų įstaigomis. Privatūs investuotojai taip pat dažnai taiko tą patį metodą, sudarydami specialią prekybos knygą kaip dalį savo bendros finansinės apskaitos. Kaip knygoje nubrėžta aiški riba tarp turto, kuris gali būti naudojamas prekybai, ir turto, kurį numatoma laikyti ilgalaikėje perspektyvoje, investuotojų prekybos knyga gali pasiekti tą patį tikslą.