Lotynų kalba pro forma reiškia „kaip formos reikalas“. Terminas vartojamas įvairiose pramonės šakose ir bet kada, kai parduodamos prekės ar paslaugos, gali būti naudojama išankstinė sąskaita faktūra. Kadangi ji pateikiama prieš realų pardavimą, ji nelaikoma oficialia sąskaita. Greičiau jis dažnai naudojamas kaip pirkėjo ir pardavėjo susitarimas, kuriame pirkėjas sutinka pirkti prekę ar paslaugą iš pardavėjo už nurodytą kainą. Informacija šio tipo sąskaitoje faktūroje paprastai yra tokia pati kaip komercinėje sąskaitoje faktūroje po operacijos patvirtinimo, tačiau kartais kai kurie duomenys gali pasikeisti.
Įprastoje standartinėje sąskaitoje faktūroje paprastai nurodoma pirkėjo ir pardavėjo data, vardas ir kontaktinė informacija. Taip pat išskaidoma parduodamos prekės ar paslaugos vieneto kaina, kiekvieno aprašymas ir bendra kaina. Papildoma svarbi informacija, pvz., mokėjimo būdas ir data, kada prekė ar paslauga bus pristatyta, taip pat dažnai yra komercinėje sąskaitoje faktūroje. Į išankstinę sąskaitą faktūrą paprastai įtraukiama visa ši informacija, tačiau kai kuriais atvejais kaina gali pasikeisti prieš užbaigiant operaciją. Kai kurios įmonės iš pradžių siūlo tik bendresnę formą, tokiu atveju tikroji pardavimo informacija užpildoma tik jam įvykus.
Ne visi pasirenka naudoti išankstinę sąskaitą faktūrą, tačiau dažnai rekomenduojama ją naudoti dar nebaigus pardavimo, kad būtų išvengta nesusipratimų. Paprastai ji laikoma labiau pageidautina nei citata, nes įtraukta tiek daug informacijos. Formoje nurodyta ne tik kaina, bet ir kita svarbi informacija, pvz., pristatymo data ir mokėjimo sąlygos, kad nebūtų jokių netikėtumų nė vienoje pusėje. Daugelis žmonių, kurie vienu metu perka didelį kiekį produktų arba galbūt jiems reikia finansavimo, prieš oficialų sandorį prašo pamatyti išankstinę sąskaitą faktūrą.
Nors išankstinė sąskaita faktūra retai laikoma oficialia, kartais ji priimama, kai nėra standartinių komercinių sąskaitų faktūrų. Kartais jis išduodamas siekiant gauti išankstinį apmokėjimą prieš baigiant paslaugą ar išsiunčiant prekę. Bet kuriuo atveju jis paprastai neišduodamas tol, kol nesužino daugumos sandorio detalių ir dėl jų susitaria abi šalys. Apskritai, nieko neįtraukiama nei į mokėtinas, nei į gautinas sumas, kol neparengiama oficiali komercinė sąskaita.