Proceso specifikacija – tai aiškių, išsamių nurodymų teikimas, leidžiantis kiekvienam atlikti tam tikrus veiksmus, kad užbaigtų užduotį, pvz., sudėti objektą arba teisingai suformatuoti ataskaitą. Šie veiksmai gali būti atliekami pagal griežtą taisyklių rinkinį, kad būtų kuo labiau standartizuoti, kad skaitytojas galėtų lengvai juos suprasti. Kitais atvejais proceso specifikacija gali apimti nestandartinę kalbą arba diskusijų temas ir gali būti ne tokia visiems suprantama.
Proceso specifikacijoje skaitytojas seka eilę žingsnių, išdėstytų srauto diagramos pavidalu. Kiekviename etape gali būti šakės, atspindinčios skirtingus požiūrius į procesą arba skirtingus galutinius produktus. Jei skaitytoja tiksliai atliks šiuos veiksmus, ji užbaigs galutinį produktą, kuris turėtų nesiskirti nuo to, kurį pagamino kitas asmuo, kuris laikosi tų pačių nurodymų. Proceso specifikacijos gali leisti gaminti individualiai pagamintus produktus arba pateikti nurodymus masinei gamybai naudojant gamybos įrangą.
Gamintojai naudoja proceso specifikacijas, kad užtikrintų standartizuotą ir tikslų projektų užbaigimą. Šis dokumentas gali būti išsiųstas į kitą gamyklą, kuri atlikdama nurodytus veiksmus galės pagaminti lygiai tokį patį galutinį produktą. Veiksmuose išsamiai aprašomos naudojamų medžiagų rūšys, jų spalvos ir surinkimo būdas, be to, pateikiami išsamūs brėžiniai ir aptariamos gamybos technologijos. Aiškios dokumento gairės leidžia atgaminti gaminius be asmeninių nurodymų iš asmens, turinčio jų gamybos patirties.
Gamyba nėra vienintelė užduotis, kurią galima standartizuoti naudojant proceso specifikacijas. Programinės įrangos kūrimas, dokumentų generavimas ir kitos užduotys gali būti atliekamos vadovaujantis panašaus pobūdžio gairėmis. Visais atvejais tikslas yra sukurti aiškias, suprantamas kryptis, kurias galėtų vykdyti kiekvienas, turintis bazinį išsilavinimą toje dominančioje srityje. Pavyzdžiui, administratoriaus padėjėjas, susipažinęs su teksto apdorojimo programomis, gali vadovautis instrukcijomis, kad sukurtų ataskaitą, skirtą administratoriams.
Norint sudaryti proceso specifikaciją, reikia išsamiai suprasti procesą ir toje konkrečioje pramonės šakoje vartojamą kalbą. Kai kuriems procesams yra prieinami standartizuotos terminijos ir konvencijų vadovai. Tai gali būti naudingas išteklius tiek darbuotojams, kurie rengia specifikacijas, tiek darbuotojams, kuriems gali tekti jas perskaityti ir laikytis. Jei kyla klausimų dėl proceso specifikacijos, vadovas dažnai gali pateikti atsakymą, apibrėždamas vartojamą kalbą ir leisdamas skaitytojui tiksliai suprasti, ką reiškia tam tikras teiginys.