Proceso valdymo sistema yra metodika, paprastai naudojama verslo procesui planuoti, stebėti ir valdyti. Proceso valdymo terminas naudojamas paaiškinti visus veiksmus, kurių reikia atlikti siekiant geriau suprasti kliento reikalavimus ir nustatyti ekonomiškiausią būdą šiems poreikiams patenkinti. Svarbu pažymėti, kad procesų valdymo sistema gali būti tiek žingsnių ir užduočių serija, tiek kompiuterių programinės įrangos sistema. Nepriklausomai nuo sistemos tipo, yra keletas konkrečių užduočių ir veiksmų, kuriuos paprastai reikia atlikti.
Kiekviena procesų valdymo sistema paprastai apima šešias užduotis, kurios visos turi būti atliktos eilės tvarka. Pirmoji užduotis – apibrėžti procesą, suprasti kliento poreikius, taip pat rizikas ir iššūkius organizacijai tenkinant tuos poreikius. Aiškiai apibrėžtas procesas paprastai yra būtinas, nes verslo analitikų komanda nuolatos grįš prie šio punkto projekto metu.
Idealaus proceso vizualizavimas yra kita užduotis. Šiam procesui reikia aiškiai suprasti procesą, pramonės standartus, vyriausybės reglamentus ir visas kitas verslo procesą reglamentuojančias taisykles. Be to, kad suprastumėte trečiųjų šalių reikalavimus, taip pat reikia atsižvelgti į dabartinę organizacijos struktūrą ir visas jau įdiegtas sistemas.
Metrika yra geriausias būdas sukurti dabartinio verslo proceso pagrindą ir nustatyti, kaip procesų valdymo sistemos taikymas padės verslo operacijoms. Konkrečiai, informacija apie apyvartos greitį, apdorojimo laiką, klientų reakcijos laiką ir visus vėlavimus ar kliūtis turi būti dokumentuojama. Į šias vertes bus remiamasi diegiant procesų valdymo sistemą ir jos turėtų būti naudojamos po bet kokių pakeitimų, siekiant įvertinti proceso sėkmę.
Vidinės kontrolės priemonės yra būtinos bet kokiame procese, o dabartinės kontrolės priemonės paprastai turi būti dokumentuojamos. Naudojant procesų valdymo sistemą, būtina į sistemą įtraukti vidaus kontrolės kūrimą ir diegimą. Šie valdikliai reikalingi norint valdyti prieigą, pateikti audito seką ir palaikyti organizaciją.
Diegiant procesų valdymo sistemą yra kuriamos dviejų tipų ataskaitos. Veiklos ataskaitos teikiamos kiekviename etape ir išplatinamos suinteresuotosioms šalims bei verslo procesų savininkams. Šių ataskaitų tikslas – informuoti visus apie projekto būseną ir dokumentuoti visą proceso metu gautą informaciją. Antrojo tipo ataskaitos yra pagrįstos įvykusiomis operacijomis, nustatytomis problemomis, apyvartos rodikliais ir kitomis vertėmis, paprastai naudojamomis našumui matuoti.