Programinė įranga kaip paslauga – tai visas parinkčių rinkinys, kurį kaip vartotojas galite užsisakyti kartu su programine įranga. Be pačios programos, jūs gaunate techninę priežiūrą ir techninę pagalbą. Pagrindinis šio susitarimo elementas yra tinklas.
Vienas iš ne itin gerai užmaskuotų programinės įrangos kaip paslauga reikalavimų yra tas, kad tam, kad teikėjas galėtų pasiūlyti tokias paslaugas kaip priežiūra ir techninė pagalba, paslaugos turi būti teikiamos tinkle. Įmonei visiškai nepraktiška skirti laiko ir energijos elektroniniams pokalbiams namuose; verčiau įmonė tai, ką reikia padaryti, daro tinkle. Daugeliu atvejų šis tinklas yra internetas.
Programinės įrangos kaip paslaugos vartotojai reguliariai prisijungia prie tinklo, kad galėtų naudotis įsigytomis programinės įrangos programomis. Todėl šie vartotojai iš tikrųjų tik nuomojasi naudotis programomis. Programinės įrangos programos, įsigytos kaip „Software-as-a-Service“ dalis, taip pat yra gana bendro pobūdžio. Individualizuotos programos gali būti ir yra skirtos specialiai vartotojams, tačiau tam taip pat reikalinga individuali priežiūra ir techninis palaikymas, ką dauguma paslaugų teikėjų prieš siūlydami pagalvoja.
Programų, kurios yra programinės įrangos kaip paslaugos paketų dalis, naudotojai paprastai prisijungia, kad galėtų naudoti šias programas vienu iš dviejų būdų. Pirmasis būdas yra sudaryti sutartį su taikomųjų programų paslaugų teikėju, kuris siūlo prieigą prie programų per internetą; kiekvienas vartotojas prisijungia prie žiniatinklio tinklo, kad galėtų naudotis programomis, o įmonė už programų naudotojus moka mėnesinį mokestį. Antruoju būdu, vadinamu programine įranga pagal pareikalavimą, įmonė perka vieną programos kopiją, kuri leidžia vienu metu prisijungti keliems vartotojams; vartotojai vis tiek prisijungia prie žiniatinklio, kad galėtų naudotis programa, tačiau jie prisijungia kitu būdu ir įmonė paprastai nemoka jokio mokesčio, nes programa jau buvo nupirkta.
Vienas iš pagrindinių privalumų, kuriuos įmonė gauna naudodama programinę įrangą kaip paslaugą, kad išspręstų savo taikomųjų programų poreikius, yra tai, kad programinės įrangos tiekėjas yra atsakingas už laiką ir pinigus, išleistus priežiūrai, techninei pagalbai ir atnaujinimams. Programinės įrangos kaip paslaugos teikėjas gali imti vartotojui atnaujinimo mokestį, tačiau vartotojui nereikia pačiam pirkti ir įdiegti naujinimo. Taip pat vartotojui nereikia jaudintis dėl virusų ar kitų tinklui pavojingų sunkumų. Kadangi įmonė ir jos darbuotojai nedaro nieko daugiau, kaip tik prisijungia prie tinklo, jiems nereikia tikėtis atsakomybės, jei tame tinkle kažkas negerai.
Programinė įranga kaip paslauga gali būti patraukli galimybė įmonėms, norinčioms sumažinti savo programinės įrangos ir paslaugų poreikius. Programinė įranga kaip paslauga taip pat gali būti patraukli galimybė darbdaviams, kurių tarpe yra nuotoliniu būdu dirbantys darbuotojai. Kadangi darbuotojai turi prisijungti tik prie interneto, kad galėtų naudotis programomis, jie gali dirbti iš bet kur, kol turi interneto prieigą.