Programinės įrangos konsultantas yra profesionalas, kuris vertina verslo ar organizacijos procesus ir pagal šį įvertinimą teikia programinės įrangos sprendimus bei kitas rekomendacijas. Šis specialistas gali atlikti šią funkciją kaip savarankiškai dirbantis asmuo arba kaip programinės įrangos konsultacinės įmonės dalis. Jis arba ji gali integruoti pritaikytą programinę įrangą į verslo ar organizacijos procesus, kad padidintų efektyvumą ir sumažintų darbo jėgos ar sąnaudas.
Pavyzdžiui, sporto salėje ar kūno rengybos centrui gali būti naudinga integruota patentuota programinė įranga, kuri stebi sporto salės narių pažangą matavimų ir kitų suasmenintų duomenų pavidalu. Konsultantas, individualus arba kaip įmonės dalis, gali specializuotis kuriant tokią programinę įrangą kūno rengybos centrams ir pristatyti programinę įrangą įvairioms kūno rengybos pramonės įmonėms ir organizacijoms.
Kadangi programinė įranga gali atlikti daugybę funkcijų, programinės įrangos konsultantas gali teikti programinės įrangos sprendimus įvairioms pramonės šakoms. Įmonės ir organizacijos dažnai samdo vieną arba įmonę pagal sutartį, jei tokios kompetencijos dar nėra įmonės viduje. Pavyzdžiui, nekilnojamojo turto įmonė, kurioje jau dirba kompiuterių programuotojas, žiniatinklio valdytojas ar kiti informacinių technologijų (IT) specialistai, taip pat gali pasamdyti konsultantą, kuris galėtų sukurti nuosavybės duomenų bazę, pritaikytą įmonės informacijos valdymo poreikiams.
Programinės įrangos konsultacinės įmonės, kurias samdo įmonės ar organizacijos, dažnai samdomos projektų pagrindu. Tai reiškia, kad konsultacinė įmonė turi integruoti naują programinę įrangą į verslą ar organizaciją per tam tikrą laikotarpį, dėl kurio susitaria abi šalys. Projekto komanda, kurią paprastai sudaro darbuotojai iš samdančiojo organizacijos ir programinės įrangos konsultacinės įmonės, dirba kartu, kad pateiktų programinės įrangos sprendimus, atitinkančius verslo ar organizacijos poreikius. Darbuotojai, kurie glaudžiai dirbs su programine įranga, projekto metu dažnai yra specialiai apmokomi ir yra labai įsitraukę į jos integravimą, kad padėtų jiems supažindinti su įvairiomis jos funkcijomis.
Kadangi įmonės ir organizacijos tampa vis labiau priklausomos nuo technologijų, dėl naujų ir patobulintų programinės įrangos sistemų kūrimo, kurią teikia programinės įrangos konsultantas, tam tikros pozicijos ar išlaidos gali būti pasenusios. Pavyzdžiui, programinė įranga gali būti užprogramuota analizuoti įvairių duomenų šablonus, gauti konkrečią informaciją pagal įvairius parametrus ir panaikinti popierinių kopijų saugojimo poreikį, pvz., bylų kambarius ir įvairias rinkmenų sistemas. Tokiu atveju verslui ar organizacijai gali nebereikėti padavimo tarnautojo arba prekių ir sandėliavimo.