Paprasčiau tariant, projekto finansinė ataskaita yra dokumentas, kuriame nurodomi bendri projekto rezultatai, jo trukmė ir biudžetas. Daugelis įmonių ir įmonių juos naudoja siekdamos sekti įvairių pastangų pelningumą ir išlaidas, be to, jos naudingos vyriausybėms ir kitoms organizacijoms. To, kas yra susiję, specifika paprastai šiek tiek svyruos, atsižvelgiant į nagrinėjamo projekto pobūdį, tačiau daugeliu atvejų pagrindiniai visų ataskaitų elementai yra maždaug vienodi: visose nurodomos, pavyzdžiui, pagrindinės pajamos ir išlaidos, taip pat apibrėžimas. paskirstymo metodai; dažniausiai jie taip pat nustato pagrindinius projekto tikslus ir lūkesčius. Ataskaitų dažnai reikalauja išorinės šalys, kurios yra finansiškai suinteresuotos aprašomais projektais, o daugeliu atvejų įmonių sėkmė ir tolesnis finansavimas priklauso nuo to, ar investuotojai bus patenkinti pateiktais skaičiais ir statistika, ar ne. Kartais ataskaitos pridedamos prie didesnės korporacijos metinės ataskaitos, kuri paprastai teikiama akcininkams, tačiau dažniausiai jos gali būti paprašyta ir paskelbta savarankiškai. Laikas paprastai priklauso nuo to, kada projektas bus baigtas, arba nuo to, kada pagrindiniai investuotojai nori gauti pažangos ataskaitą.
Finansinių ataskaitų ir ataskaitų supratimas apskritai
Finansinės ataskaitos yra labai svarbios visoms verslo pastangoms, nesvarbu, ar jos didelės, ar mažos, ar jos siekia pelno, ar ne. Yra daug skirtingų tipų, daugiausia siekiant suderinti su daugybe skirtingų tikslų. Pelno ir nuostolių ataskaita, taip pat žinoma kaip pajamų ir išlaidų arba pajamų ir išlaidų ataskaita, yra vienas iš pavyzdžių; kitas yra balansas arba sąskaitos likučio ataskaita. Pinigų srautų ataskaita yra mažiau paplitusi mažesnėse įmonėse ir retai ją kuria asmenys.
Daugeliu atvejų projekto finansinė ataskaita yra išskirtinė jos apimtis. Visi trys pagrindiniai finansinių ataskaitų tipai gali būti naudojami plačiai arba konkrečiai, ir visos gali būti įtrauktos į projekto ataskaitą, jei naudojamos konkretaus atskiro projekto perspektyvoms ar rezultatams detalizuoti.
Specifika, ką turi išsamiai pateikti projekto ataskaitos
Įprastoje projekto finansinėje ataskaitoje paprastai pateikiamas rašytinis pasakojimas, informuojantis skaitytoją apie projekto tikslus ir eigą. Šioje ataskaitos dalyje taip pat bus aptariami projektų viršijimas ir problemos, turinčios įtakos finansiniams rezultatams. Taip pat paprastai įtraukiamos ataskaitos apie tai, kiek pinigų buvo gauta arba prarasta per tam tikrą laikotarpį, kaip tas pelnas ar nuostolis atsirado įvairiose sąskaitose ir kiek pinigų buvo gauta iš pajamas generuojančios veiklos, investicinės veiklos ir paskolų. Didelė dalis to skiriasi priklausomai nuo paties projekto, o ilgesnėms ir sudėtingesnėms pastangoms reikia daugiau. Tačiau pagrindiniai įtraukti elementai paprastai yra gana nuoseklūs.
Pajamos ir išlaidos
Paprastai projektų apskaitoje reikia labai tiksliai paskirstyti pajamas ir išlaidas. Pavyzdžiui, pajamos turi būti tiesiogiai susijusios su projektu. Daugeliu atvejų išlaidos bus skirstomos į dvi dideles grupes: tiesiogines ir netiesiogines.
Tiesioginės išlaidos patiriamos tik dėl projektinės veiklos, tokios kaip darbo jėga ir projekto reikmenys. Netiesioginės išlaidos dalijamos su kitais projektais ar veikla. Tai apima valdymą virš projekto valdymo ir keletą pagalbinių funkcijų, tokių kaip kokybės kontrolė ar rinkodara.
Netiesioginių išlaidų paskirstymas dažnai yra šiek tiek sudėtingesnis. Nors yra apskaitos specialistų parengti paskirstymo standartai, jie gali būti diskutuojami. Tokios diskusijos dėl išlaidų pavyzdys yra teisingas būdas paskirstyti ne projektinio palaikymo skyriaus vadovo laiką su keliais techniniais žmonėmis, priskirtais įvairiems projektų vadovams kokybės kontrolei. Jei kokybės kontrolės vadovui faktiškai nereikia peržiūrėti savo darbuotojo atliekamo darbo, ar jis vis tiek turėtų dalį savo laiko skirti darbuotojo valdymui dėl netiesioginių biuro patalpų suteikimo, samdymo, mokymo ir kitų su valdymo kaštų. Techninio darbuotojo suteikimas projektui yra gana prieštaringas – kai kuriose ataskaitose tai įtraukta, o kitose – ne.
Didesnės apimties apibrėžimas
Kitas rūpestis peržiūrint projekto finansinę ataskaitą yra projekto apimties apibrėžimas. Projektai dažnai išplečiami, perskirstomi arba keičiasi finansavimo lygis. Darbų ataskaita, kurioje aprašomi atliktini darbai, grafikas ir kaina, turi būti laiku patikslinti. Ši išplėstinė darbo veikla turėtų būti aiškiai nurodyta rašytinėje projekto finansinės ataskaitos dalyje, kad būtų galima aiškiai nustatyti projekto efektyvumą ir sėkmę.