Projekto gyvavimo ciklas – tai procesas, kai projektas pradedamas nuo sumanymo stadijos iki užbaigimo. Projekto gyvavimo cikle yra daug etapų ir, priklausomai nuo projekto tipo, kai kurie gali užtrukti daug ilgiau nei kiti. Paprastai yra projekto vadovas, kuris yra atsakingas už bendrą projekto sėkmę. Taip pat komandos nariais yra paskirti įvairūs funkcinių sričių ekspertai, atsakingi už tai, kad tam tikri projekto aspektai būtų tinkamai įgyvendinti.
Pirmasis projekto gyvavimo ciklo žingsnis yra poreikio nustatymas. Šis pradinis žingsnis apibrėžia projektą ir tai, koks bus norimas rezultatas. Paskiriamas projekto vadovas ir sudaromas preliminarus projekto įvykdymo terminas. Jei finansavimas neužtikrintas, teikiami verslo pagrindimo ir finansavimo prašymai. Taip pat gali būti rengiami susitikimai, kuriuose bus nuspręsta, kaip bus vertinami projekto etapai ir kas bus atsakingas už kiekvieną projekto gyvavimo ciklo etapą.
Antrasis projekto gyvavimo ciklo žingsnis yra planavimas. Nors pradiniame etape buvo pateiktas aukščiausio lygio planas, planavimo etape apibrėžiami išsamūs etapai ir vykdymo planai. Kiekvienas pristatymas aprašomas kartu su numatoma užbaigimo data. Jei yra kelios priklausomybės, pvz., pirmoji užduotis turi būti atlikta prieš pradedant antrą užduotį, dažnai yra sukurta Ganto diagrama, kad visi komandos nariai žinotų, kas už ką atsakingas.
Trečiasis projekto gyvavimo ciklo etapas yra vykdymas. Tai etapas, kai visi planai įgyvendinami. Kiekvienas komandos narys atlieka savo reikalaujamą užduotį, o projekto vadovas prižiūri, kad įsitikintų, jog visi laikosi grafiko. Projekto vadovas taip pat stebi gaires, susijusias su biudžetais, siekdamas užtikrinti, kad kiekvienas etapas būtų įvykdytas pagal biudžetą. Jei kyla pavojus tam tikrai užduočiai, projekto vadovas dirbs su komandos nariais, kad pridėtų papildomų darbuotojų arba pinigų, kad visas projektas galėtų tęstis pagal tvarkaraštį.
Paskutinis projekto gyvavimo ciklo etapas yra uždarymas. Šio etapo metu atliekamos atskiros užduotys ir visas projektas pateikiamas tvirtinti. Jei projektas buvo konkretus, pavyzdžiui, naujo produkto pristatymas arba faktinė statyba, uždarymas taip pat apima produkto pristatymą galutiniam klientui. Komandos nariai atleidžiami nuo projektinių pareigų ir jiems leidžiama grįžti į įprastą darbą, o projekto vadovas pateikia galutinę ataskaitą, kurioje nurodo, kaip komanda dirbo atsižvelgiant į laiką ir biudžetus. Dažnai ataskaitoje pateikiami pasiūlymai, kaip patobulinti būsimus projektus, remiantis dabartinio projekto patirtimi, kad kitas projekto vadovas žinotų, kas pavyko ir kas ne.