Projektiniai pasiūlymai – tai dokumentai, skirti pateikti veiksmų planą, išdėstyti priežastis, kodėl veiksmas yra būtinas, ir įtikinti skaitytoją sutikti su dokumente rekomenduojamų veiksmų įgyvendinimu ir jiems pritarti. Daugeliu atvejų dokumentas sudaromas kaip atsakymas į esamo ar būsimo kliento pateiktą pasiūlymą (RPP). Tačiau tokio tipo dokumentas taip pat gali būti parengtas vidiniam tikslui, ypač kai kas nors įmonės viduje turi idėją, kaip padaryti įmonę pelningesnę ar efektyvesnę, ir norint įgyvendinti veiksmą reikia leidimo ir paramos.
Bet kuriuo atveju projekto pasiūlymas bus aiškiai išdėstytas taip, kad skaitytojai galėtų sekti logišką minties eigą iki išvados. Daugelyje pasiūlymų pavyzdžių pateikiamos pagrindinės gairės, kurios gali padėti net naujokams įsijausti į veiksmingo pasiūlymų rašymo svyravimus. Gairėse paprastai nurodomi penki pagrindiniai bet kurio projekto pasiūlymo komponentai arba skyriai: įvadas, pagrindas, strategija, biudžeto sudarymas ar finansavimas ir rezultatas.
Įvadinėje projekto pasiūlymo dalyje siekiama pasakyti skaitytojams, kas yra projektas ir kodėl verta skirti laiko projekto svarstymui. Iš esmės šis skyrius skirtas patvirtinti laiką ir pastangas, sugaištas pateikiant duomenis, taip pat laiko, reikalingo perskaityti ir apsvarstyti paties projekto privalumus ir įgyvendinamumą. Įžanga nėra ta vieta, kur pristatyti projekto veržles ir varžtus, tik norint nustatyti jo potencialą ir ugdyti pakankamą susidomėjimą, kad paskatintų skaitytoją sužinoti daugiau.
Fone paaiškinami pagrindiniai įvado punktai, dažnai nurodomos konkrečios priežastys, kodėl projekto planas yra geras, remiantis istoriniais duomenimis, būsimų poreikių ir veiklos prognozėmis bei dabartinėmis verslo aplinkybėmis. Pagrindas padeda išsiaiškinti, kaip projektas gali patenkinti poreikius, atsiradusius dėl praeities veiksmų, kartu numatant ateities poreikius ir laiku juos sprendžiant. Daugeliu atvejų fono skyrius tvirtai nustatys, kad ką nors reikia padaryti, ir atvers kelią mokytis, kaip tai galima padaryti.
Projekto pasiūlymo strategijos skiltyje tikslas yra išdėstyti visas procedūras, kurių reikia, kad projektas būtų sėkmingas. Dažnai strategija padeda apibrėžti trumpalaikius ir ilgalaikius projekto tikslus, paaiškina, kaip sistemingai atlikti kiekvieną žingsnį ir kokios grąžos galima tikėtis iš pastangų. Čia skaitytojas pradeda suvokti, koks svarbus yra projektas ir kokias galimybes jis turi padėti įmonei geriau panaudoti turimus išteklius ir nusistatyti savo poziciją ateičiai.
Biudžeto skyriuje aprašoma, ką dauguma sprendimus priimančių asmenų turi žinoti prieš patvirtindami bet kokį projektą: kokios yra projekto pasiūlymo įgyvendinimo išlaidos. Šiame skyriuje išsami informacija turi būti pagrįsta faktais ir skaičiais, kurie yra gerai ištirti ir apima visus įsivaizduojamus finansavimo aspektus, reikalingus projektui pradėti ir palaikyti laikui bėgant. Daugelis pasiūlymų čia žlunga, nes trūksta išsamios informacijos ir įtrauktų detalių įrodymų.
Galiausiai projekto pasiūlyme nurodomi projekto įgyvendinimo rezultatai. Tai yra skyrius, kuriame visi privalumai yra aiškiai išdėstyti. Privalumai gali apimti tokius dalykus kaip veiklos sąnaudų mažinimas, verslo viešumo didinimas, didesnių pardavimų generavimas arba pelno padidėjimas dėl efektyvesnio turimų išteklių panaudojimo. Kaip ir biudžeto detalių atveju, svarbu, kad kiekviena įvardyta nauda galėtų būti pagrįsta kitais duomenimis, kad būtų rimtai apsvarstyta.
Pasiūlymą parašyti kartais lengviau, kai pateikiamas oficialus RFP. Dažnai RFP išdėsto pagrindinę pasiūlymo struktūrą, pateikia neįkainojamų užuominų apie konkrečią informaciją, kuri domina potencialų klientą, ir apibrėžia duomenų pateikimo tvarką. Pateikus RFP, būtina iki galo laikytis dokumento specifikacijų. Priešingu atveju pasiūlymas bus atšauktas ir vienas iš kitų pardavėjų, kurie atidžiai laikėsi nuostatų, bus apdovanotas verslu.