Projekto apskaita yra finansinio stebėjimo forma, leidžianti žmonėms stebėti išlaidas ir pajamas, susijusias su konkrečiu projektu. Tai leidžia žmonėms išlaikyti projektų biudžetą, sekti išlaidų pokyčius ir nustatyti susirūpinimą keliančias sritis, kad jas būtų galima išspręsti įgyvendinant projektą. Šio tipo apskaita skiriasi nuo kitų apskaitos rūšių, nes ji neapima visos įmonės ar konkretaus padalinio tam tikram laikotarpiui, o apima visas su projektu susijusias išlaidas tiek, kiek reikia.
Pavyzdį galima pamatyti gamybos apskaitoje, kur žmonės seka išlaidas, susijusias su filmų ir televizijos gamyba. Kino studijos nori sekti išlaidas pagal projektą, nes jos yra prasmingas būdas įvertinti našumą kasose ir kontroliuoti išlaidas. Buhalteriai lieka prie filmo gamybos metu, renka duomenis iš kiekvieno skyriaus – nuo rinkodaros iki drabužių spintos. Jie sukuria reguliarias paskyras, kad žmonės būtų informuoti apie tai, kiek pinigų išleidžiama ir kaip filmas atitinka biudžeto tikslus.
Projekto apskaitą tam tikrais atvejais reikalauja įstatymai. Vyriausybės rangovai, įgyvendinantys projektus vyriausybės vardu, turi turėti galimybę aiškiai ir išsamiai dokumentuoti savo išlaidas, pateikdami konkrečių projektų išlaidų paskirstymą. Kitais atvejais, pavyzdžiui, statybose, tai gali būti naudingas būdas peržiūrėti išlaidas ir tvarkyti apskaitos reikalus. Pavyzdžiui, rangovai turi turėti galimybę pateikti tikslius sąmatas klientams ir naudoti projektų apskaitą iš ankstesnių darbų, kad sudarytų pakankamai tikslias prognozes, kiek brangus tam tikras projektas.
Projekto apskaitos komanda gali būti didelė, ypač kai tai apima kelis įmonės padalinius ir užtrunka mėnesius ar metus. Vyriausiasis buhalteris yra atsakingas už pagalbinio personalo, įskaitant kitus buhalterius, klerkus ir administracinius padėjėjus, priežiūrą. Atsižvelgiant į organizacijos struktūrą, jiems gali tekti nedelsiant pateikti informaciją, o kartais tvarkyti kelių projektų apskaitą.
Projekto vadovas, asmuo, kuris veikia kaip kontaktinis ir projekto koordinavimo punktas, pasikliauja projekto apskaita, kad projektai atitiktų pradines biudžeto sąmatas, taip pat pasitelkia kitus skyrius, siekdamas užtikrinti, kad projektai būtų užbaigti per tam tikrą laikotarpį. Jei kyla problemų, projekto vadovas turi sugebėti paaiškinti tokius dalykus kaip vėlavimas ir išlaidų viršijimas, kad būtų patenkinti prižiūrintys darbuotojai, kurie gali būti atskaitingi investuotojams, vyriausybės pareigūnams ir kitoms suinteresuotoms šalims.