Kaip esminis projekto valdymo elementas, projekto planavimas apima veiksmų elementų kūrimą ir planavimą, kuris užtikrins nuoseklų projekto eigą. Tinkamai įvykdžius, jis taip pat apims tikslines kiekvieno veiksmo punkto užbaigimo datas, todėl bus galima tvarkingai pereiti prie kitų laukiančių elementų. Tikrasis projekto planas kai kuriose verslo nuostatose vadinamas eskalavimo sąrašu.
Nors kai kurie mano, kad projekto planavimas ir proceso planavimas yra tas pats, taip nėra. Abu yra pagrindiniai projekto valdymo elementai, tačiau kiekvienas elementas yra labiau papildantis, o ne panašus. Planuojant procesą daugiau dėmesio skiriama projektui reikalingų resursų parinkimui, taip pat bendro pagrindo teikimui norimam tikslui pasiekti. Priešingai, projekto planavimas bus sutelktas į atskirų užduočių, reikalingų kiekvienam projekto žingsniui atlikti, nustatymą ir išdėstymą, naudojant proceso planavime nurodytus išteklius.
Kad planavimas nenutrūktų, projekto vadovas paprastai vadovauja komandai, atsakingai už kiekvieno veiksmo elemento ar žingsnio, būtino projektui užbaigti, įgyvendinimą. Vadovas padeda koordinuoti kiekvieno komandos nario veiksmus, matuoti pažangą, prireikus priima sprendimus dėl projekto plano pakeitimų. Apskritai projekto vadovas palaikys komandą visais reikalingais būdais, kad projektas vyktų laiku ir ekonomiškai efektyviai. Projekto vadovas taip pat dažnai yra tiesiogiai atskaitingas įmonių savininkams ir kitiems, atsakingiems už bendrą verslo funkciją.
Kaip ir bet kokio tipo verslo planavimas, projektų planavimas siekia gauti didžiausią naudą išmintingiausiai naudojant turimus išteklius. Šiuo tikslu vienas šio tipo planavimo tikslų yra nustatyti realistiškus duomenis, kiek reikia kiekvieno reikalingo resurso ir kiek laiko reikės. Pavyzdžiui, projekto plane gali būti reikalaujama naudoti sunkvežimius medžiagoms gabenti į statybvietę. Plane pristatymai bus suplanuoti pagal tai, kada prireiks medžiagų, todėl įmonei bus sudarytos sąlygos naudoti tuos sunkvežimius kitiems tikslams, kai to neprireiks svarstomo projekto užbaigimui.
Šiandien projektų planavimas dažnai tobulinamas naudojant programinę įrangą, kuria siekiama sukurti bendrą planą ir informuoti visus komandos narius apie esamų veiksmų eigą. Projekto planavimo programinė įranga leidžia lengviau išdėstyti veiksmų elementus į logiškiausią seką, nustatyti pagrįstas kiekvieno plano elemento užbaigimo datas ir sekti visus veiksnius, turinčius įtakos projekto eigai. Planavimo programinė įranga gali būti patentuotas programinės įrangos paketas, sukurtas specialiai vienai įmonei, arba komercinis produktas, puikiai tinkantis planuoti projektus įvairiose verslo sąlygose.