Skirtingai nuo tradicinio projektų valdymo, kuris orientuojasi tik į kiekvieną atskirą įmonės projektą, projektų portfelio valdymas (PPM) apima visą organizacijos projektų visumą. Todėl PPM yra kontroliuojama įmonės projektų analizė ir koordinavimas. Naudojant įrankius, programinę įrangą ir procesus, PPM dažnai leidžia paskirstyti išteklius ir optimaliai nustatyti projektų seką. Jis taip pat gali analizuoti didžiausią įmonės grąžą, nustatydamas tuos projektus, kurie yra prasmingiausi. Galiausiai projektų portfelio valdymas gali apimti visus organizacijos verslo tikslus ir sumažinti sutampančių arba išteklių eikvojančių projektų skaičių.
Projektų portfelio valdymas (PPM) – tai koordinuota įmonės projektų analizė ir kontrolė. Nors daugelis verslo specialistų mano, kad tai susiję su informacinėmis technologijomis, PPM gali būti sėkmingai įdiegtas daugelyje pramonės šakų. Įmonės dažnai vienu metu imasi kelių projektų, kurie gali apriboti tokius išteklius kaip pinigai, laikas, žmonės ir pajėgumai. Vienas iš galimų projektų ir portfelio valdymo tikslų yra paskirstyti tuos išteklius, kad padėtų įmonei gauti didžiausią pelną. PPM taip pat gali padėti vadovams nustatyti optimalų siūlomų projektų derinį ir seką, atsižvelgiant į realaus pasaulio veiksnius.
Vykdydamos projektus organizacijos dažnai įsipareigoja investuoti didelius lygius. Projektų portfelio valdymas kartais lyginamas su portfelio valdymu, nes abu reikalauja investicijų priežiūros. PPM dažnai leidžia vadovams optimizuoti, subalansuoti ir nuolat tobulinti savo portfelius ir taip pasiekti didesnę grąžą ir sumažinti bendrą riziką.
Konkretūs įrankiai, programinės įrangos programos ir procesai dažnai yra projektų portfelio valdymo pagrindas. Pavyzdžiui, naudojant sprendimų medžius su išsišakojusiais mazgais galima detalizuoti kiekvieną galimą projektą, susijusį su vieno portfelio biudžetu. Taigi vadovai greičiausiai naudos šią informaciją, kad nuspręstų, kokius projektus galima ir ko negalima. Kitas įrankis gali sukurti centralizuotą apskritą projektų vaizdą, kai nesveiki, mažos vertės arba pasikartojantys projektai yra nustumiami į rato išorę. Tada projekto valdymo komandos nariai gali apskaičiuoti numatomą visų projektų investicijų grąžą ir paskelbti portfelio numatomų rezultatų momentinį vaizdą, kad įvertintų, kurie projektai yra prasmingiausi.
Įvairūs PPM matavimai ir strategijos gali padėti vadovams pasiekti konkrečius verslo tikslus. Pavyzdžiui, užuot sutelkę dėmesį tik į projektų rinkodarą ir plėtrą, PPM principai paprastai apima papildomus esminius veiksnius, tokius kaip finansavimas, klientų paklausa ir įmonės išteklių suvartojimas. Taigi sprendimas investuoti ir tęsti projektą gali atspindėti naudos ir sąnaudų palyginimą.
Kitas aiškus PPM bruožas yra jo gebėjimas įvertinti projektus ir nustatyti jų prioritetus. Kiekvienas įmonės pasirinktas projektas dažnai turi būti įvertintas pagal jo verslo vertę ir politikos laikymąsi. Plečiantis įmonės verslo apimtims, greičiausiai augs ir jos portfelis. Taigi projektų portfelio valdymas dažnai padeda įmonėms atsisakyti užduočių, kurios eikvoja išteklius, ir priimti projektus, kurie yra prasmingi laiko ir pinigų požiūriu.
Nors žinios apie kiekvieno projekto individualius rezultatus yra svarbios, kiekvieno projekto poveikis pačiam portfeliui yra vienodai svarbus. Taigi projektų vadovas greičiausiai nustatys, kaip kiekvienas projektas prisideda prie bendro portfelio pasiekimo, jei kuris nors projektas gali turėti neigiamos įtakos būsimiems projektams ir kurie portfelio projektai priklauso nuo kitų. Dirbant šiuo lygiu gali tekti apibendrinti pagrindinius duomenis, kad būtų išvengta informacijos pertekliaus. Taigi projektų portfelio valdymas gali pateikti rezultatų ir pažangos santrauką, taip pat įvertinti sąmatas ir faktines išlaidas.
Projektų portfelio valdymo procesai dažnai laikomi vertingais ekonominių sunkumų metu, tačiau kai kurios įmonės taiko šias strategijas kaip kasdienę praktiką. Be PPM organizacija gali susidurti su persidengiančiomis arba pertekliniais projektais, projektais, kuriais siekiama įvairių tikslų, arba tokių, kurie nėra suderinti su verslo strategijomis. Tikėtina, kad tokių spąstų atsiras, nes kiekvienas projektas gali atrodyti gerai popieriuje, tačiau tikrosios vertės gali būti nematomos, kol nebus išanalizuotas naudojant į rezultatus orientuotas priemones.