Redakcinis kalendorius – tai žurnalo ar laikraščio būsimų svarbių istorijų temų planas. Redakcijos kalendoriai daugiausia kuriami reklamos sumetimais. Pavyzdžiui, jei tema, susijusi su tam tikrais reklamuotojų produktais, naudojama išskirtinio pobūdžio istorijai, įmonė labiau tikėtina, kad norės publikuoti skelbimą, nes skaitytojai bus suinteresuoti šia tema. Pavyzdžiui, išsami ataskaita apie paauglių nėštumą gali padėti parduoti reklamos plotą namų mokymo mokykloms ir kūdikių produktų įmonėms. Redakcinio kalendoriaus naudojimas istorijos idėjoms planuoti į priekį taip pat suteikia leidiniui laiko paskelbti būsimos istorijos pranešimą spaudai, kad pritrauktų galimus naujus skaitytojus.
Pranešimas spaudai yra naujienų istorija, kuri taip pat reklamuoja įmonę, viešindama ją. Žiniasklaida nušviečia istoriją spaudoje arba transliuotoje žiniasklaidoje, jei žurnalistai ir redaktoriai mano, kad leidinys yra pakankamai vertingas jų skaitytojams. Tokia svarbi tema, kaip paauglių nėštumas, apie kurią bus išsamiai pranešama, gali reikšti, kad žiniasklaida priims pranešimą spaudai apie būsimą istoriją laikraštyje ar žurnale. Ne kiekvienas redakcinio kalendoriaus punktas bus priimtinas kaip pranešimas spaudai.
Pagrindinis redakcinio planavimo kalendorių panaudojimas yra reklamos pardavimo funkcija. Žurnalai ir laikraščiai klesti dėl reklamos pardavimų ir nuolat turi pritraukti reklamuotojus, kad jie pirktų spaudos skelbimo vietą savo leidinyje. Reklamuotojai negali paprasčiausiai išleisti savo reklamai skirtų dolerių atsitiktinai talpindami skelbimus, bet turi pateikti savo reklaminius pranešimus konkrečiai tikslinei auditorijai, besidominčiai jų produktais ir paslaugomis. Tam tikrų leidinių skaitytojai laikomi kvalifikuotais pardavimo klientais, nes jie paprastai atitinka tikslinės rinkos demografinius rodiklius arba asmeninę statistiką, pvz., amžių, lytį ir pajamas. Redakcinė kalendoriaus tema turi pritraukti tikslinius leidinio skaitytojus ir reklamuotojus.
Kitas redakcinio kalendoriaus naudojimo būdas yra rašytojų pateikimo gairių nustatymas. Daugumoje leidinių pateikiamos rašytojo gairės, kuriose prašoma straipsnių temomis, kurias jie nustatė redakcinio planavimo kalendoriuje. Redaktoriai nurodo rašytojams, norintiems dirbti prie leidinio straipsnio, pirmiausia pateikti užklausą arba išsiųsti užpildytą rankraštį svarstymui.
Kiek toli į priekį bus nustatytas redakcinio planavimo kalendorius, priklauso nuo kiekvieno konkretaus leidinio. Dažnai praeina bent keli mėnesiai, nes reklamos pardavimo skyriui prireiks laiko parduoti skelbimo plotą, o redakcijos darbuotojai turės pasirinkti geriausią pagrindinės istorijos rašytoją, taip pat numatyti pakankamą parašymo terminą. Metų laikas taip pat yra veiksnys ruošiant žurnalų numerius ar laikraščių specialiąsias skiltis. Pavyzdžiui, stovyklavimo funkcija, kuri bus sukurta ir platinama pavasario numeryje, greičiausiai bus pradėta įgyvendinti praėjusį rudenį arba žiemą.