Įrašomas amžius gali būti oficialus amžius, nustatytas vyriausybiniame dokumente, arba dokumentais patvirtintas amžius, kuriuo remiantis nustatomas tinkamumas gauti paslaugas. Nors terminas atrodo gana paprastas, ginčų gali kilti, kai asmuo neturi oficialaus gimimo įrašo vyriausybinėje agentūroje. Tokiais atvejais amžių galima nustatyti remiantis netiesioginiais įrodymais.
Asmens gimimo data nustato jo amžių bet kuriuo metu. Tačiau tik šiais laikais pramoninėse šalyse dauguma gimdymų įvyksta ligoninėse, kur nepriklausoma trečioji šalis gali sudaryti oficialų gimimo įrašą. Istorinėje praeityje ir šiuo metu daugelyje mažiau išsivysčiusių šalių gimdymai vykdavo namuose ir daugeliu atvejų be oficialaus įrašo.
Vyriausybės yra labai suinteresuotos sudaryti savo gyventojų gimimo įrašus. Gimimo liudijimas, sugeneruotas ir įrašytas vyriausybei asmeniui gimus, nustato asmens amžių, iki kurio jis gali gauti visas valstybines paslaugas ir išmokas. Pavyzdžiui, norint gauti vairuotojo pažymėjimą, vyriausybinė agentūra dažnai reikalauja, kad pareiškėjas pateiktų gimimo liudijimą, kad būtų nustatyta, ar jo amžius, priklausantis vyriausybei, suteikia jam teisę kreiptis dėl pažymėjimo. Daugelis kitų vyriausybės paslaugų ir išmokų rūšių yra susijusios su amžiumi, įskaitant išėjimo į pensiją išmokas, mokesčių lengvatas ir teisę į kariuomenę.
Kai yra oficialus vyriausybės dokumentas, patvirtinantis asmens gimimą, tai yra galutinis asmens amžiaus įrodymas. Problemos kyla tada, kai asmuo neturi oficialaus gimimo įrašo, kai įrašas yra neteisingas arba kai asmuo nebegali patekti į įstaigą, kuri turi įrašą. Paprastai asmuo be gimimo įrašo turės vieną galimybę savo gyvenime nustatyti savo amžių remiantis netiesioginiais įrodymais. Tai gali būti skelbimas apie gimimą laikraštyje, religinis įrašas arba žodinė istorija. Kai asmuo, neturintis gimimo dokumento, vyriausybės tikslais nustato gimimo datą, ji tampa jo rekordiniu amžiumi ir ją, žinoma, sunku pakeisti.
Jei paaiškėja, kad asmens gimimo liudijimas neteisingas arba netiesioginiais įrodymais nustatyta gimimo data neteisinga, vienintelis būdas tai ištaisyti – kreiptis į teismą. Teismas gali nuspręsti šį klausimą ir nustatyti oficialų amžių, kurį asmuo gali naudoti ateityje. Rekordinis amžius svarbus ne tik valstybės tarnyboms, bet ir kasdieniam gyvenimui. Pavyzdžiui, mokyklos dažnai skirsto vaikus į klases pagal jų rekordinį amžių. Vaikai, gimę iki tam tikros datos, gali stoti į mokyklą, o vaikai, gimę tais pačiais metais, bet po tam tikros datos, turi palaukti iki kitų mokslo metų.