Renginio planavimas apima visų su renginiu susijusių detalių, tokių kaip verslo reklama, gimtadienio vakarėlis ar lėšų rinkimas, organizavimą ir išdėstymą. Pramonė per pastaruosius 10–15 metų nepaprastai išaugo, o naujausi tyrimai rodo, kad planuojamiems renginiams visame pasaulyje kasmet išleidžiama beveik 500 milijardų JAV dolerių (USD). Tokį augimą lėmė pagerėjusi ekonomika ir tendencija, kad verslo įmonės susirinkimų ir planavimo funkcijas perkelia iš išorės.
Išsamus planavimas gali būti naudingas daugeliui įvairių verslo ir socialinių progų. Kiekvienas įvykis gali būti įtrauktas į antraštę, pvz., šventės, akcijos, minėjimai ar švietimas. Šventės gali apimti paradus, vestuves, gimtadienius ir jubiliejus. Reklaminiai renginiai gali būti politiniai mitingai, produktų pristatymai ir madų šou. Į minėjimo renginius įtraukiami pilietiniai renginiai ir memorialai. Edukaciniai renginiai gali būti susitikimai, išleistuvės ir konferencijos.
Organizatoriai turi atlikti kelias užduotis, kad renginys būtų sėkmingas. Planuotojas gali dalyvauti ieškant renginio vietos, kuriant jos dizainą ir tiriant žmones, prašančius renginio. Renginio planavimas taip pat apima dekoro, maisto ir pramogų ruošimą. Kvietimų išsiuntimas ir apgyvendinimo organizavimas taip pat gali būti planuotojo pareiga. Jo pareigos taip pat gali apimti priežiūrą vietoje ir renginio personalo koordinavimą.
Priežastis, kodėl įmonės ar asmenys samdo renginių planuotoją, yra jo patirtis šioje konkrečioje srityje. Planavimas ir renginiai yra daug laiko reikalaujantis ir kartais įtemptas verslas. Pavyzdžiui, vestuvių diena nuotakai gali būti pakankamai įtempta ir nereikia jaudintis, ar maisto tiekėjai atvyks laiku. Profesionalus planuotojas turi laiko ir kontaktų, kad pasirūpintų, kad šventė vyktų sklandžiai.
Pačios renginių planavimo įmonės yra įvairios, o planuotojai paprastai yra žmonės, kurie pradėjo savo karjerą tam tikrame specialių renginių aspekte. Kai kurie galbūt atsiskyrė nuo maitinimo įmonių iki visų renginių planavimo. Kiti dirbo planuotojais korporacijoje ir nusprendė atidaryti savo verslą. Ilgametė patirtis, sukaupta planuojant renginį, yra gyvybiškai svarbi, kad viskas vyktų sklandžiai.
Kitas būdas įsidarbinti – įgyti kvalifikaciją, pavyzdžiui, renginių planavimo ar vadybos laipsnį ar sertifikatą. Asmenys gali apsvarstyti galimybę tapti sertifikuotu specialiųjų renginių profesionalu (CSEP) arba sertifikuotu susitikimų planuotoju (CMP). Norint gauti bet kurį sertifikatą, reikia daug tyrimų ir studijų, o pareigos yra labai atsakingos.