RFP pirkimas – tai prašymo pateikti pasiūlymą (RPP) pateikimo procesas, siekiant gauti pasiūlymus dėl prekių ar paslaugų pirkimo. RFP pirkimų procesas yra plačiai naudojamas tarptautiniu mastu kaip tinkama priemonė tam tikroms pirkimų rūšims ar pirkimo veiklai. Nors vertės skiriasi priklausomai nuo įmonės, pirkimai ar sutartys, viršijančios konkrečią dolerio vertę, yra valdomos per RFP. Priklausomai nuo pramonės, RFP pirkimai taip pat naudojami: aukšto lygio projektams, didelės dolerio vertės projektams, sutartims dėl prekių ar paslaugų krepšelio ir projektams, kuriuose gali kilti interesų konfliktas.
RFP procese klientas yra atsakingas už dokumento su visomis būtinomis specifikacijomis, detalėmis ir terminais sukūrimą. Tada ši informacija pateikiama iš anksto patikrintam potencialių tiekėjų sąrašui arba paskelbiama atvirame tinkle, kad visi tiekėjai turėtų prieigą prie užklausos. Tiekėjai turi tam tikrą terminą, per kurį turi atsakyti, taip pat sutarties sudarymo protokolą ir procedūras.
Pagal sutarčių teisę RFP procesas pripažįstamas sąžiningu ir teisingu būdu rinkti pardavėjo atsakymus ir sudaryti sutartį. Pagrindinis šio sprendimo pagrindas yra proceso skaidrumas. Klientai, kurie sudaro sutartis su tiekėjais, nepateikdami patvirtinančių duomenų, pagrįstų RFP procesu, gali būti iškelti civiliniame teisme. Klientas privalo pateikti dokumentus ir įrodymus, kad apdovanojimo procesas buvo sąžiningas ir nešališkas. Nepateikus šios patvirtinančios informacijos, nesėkmingam tiekėjui bus skiriamos didelės baudos.
Didelio profilio arba didelės vertės projektams RFP procesas naudingas, nes jis skatina tiekėjus pasiūlyti geriausią kainos, kokybės ir paslaugų derinį. Sprendimo priėmimo procesas yra lengvesnis, nes kriterijai aiškūs, visi tiekėjai privalo pateikti tą pačią informaciją. Be to, šis procesas valdo pardavimų personalo ir kliento sąveiką, leidžiančią abiem pusėms sutelkti dėmesį į pagrindines problemas ir reikalavimus.
Sutartis dėl prekių krepšelio yra gana sudėtinga. Šis metodas paprastai naudojamas renkantis tiekėją įvairiems pirkimams, o ne konkrečiai prekei. Pavyzdžiui, biuro prekių sutartys sudaromos atsižvelgiant į kainos, pristatymo ir paslaugų derinį. Siekiant teisingai palyginti kainas, atsakoma pagal konkretų prekių krepšelį. Šis dėmesys suteikia įrankį, reikalingą susiaurinti dėmesį iki kiekybiškai įvertinamos vertės.
Interesų konfliktas gali kilti, kai už pirkimą atsakingas asmuo arba vartotojų grupė turi asmeninių ryšių su firmomis, teikiančiomis šią paslaugą ar produktą. RFP pirkimas leidžia įmonei paslėpti respondentų vardus, įtraukti skirtingus žmones į vertinimo komisiją arba pasitelkti kitus darbuotojus, kad priimtų sprendimą. Tai puikus būdas išvengti brangių bylinėjimosi išlaidų.