Sąlyginis formatavimas leidžia kompiuterio programai automatiškai pritaikyti stilius dokumento informacijai, kaip nustatyta vartotojo įvestų taisyklių rinkiniu. Jis dažniausiai naudojamas skaičiuoklėje, kur vartotojai gali norėti taikyti stilius, kad atskirtų tam tikrus duomenų elementus, kad dokumentą būtų lengviau skaityti. Daugelis programinės įrangos programų palaiko šią funkciją ir ją taip pat galima užprogramuoti rankiniu būdu, jei ji nepasiekiama arba yra per ribota vartotojui. Vienas dalykas, kurį reikia žinoti, yra tai, kad labai dideliuose dokumentuose sąlyginis formatavimas kartais gali sukelti klaidų, o dokumento įkėlimas gali užtrukti ilgiau, nes programa turi patikrinti, ar visi duomenys atitinka sąlygas, kad būtų rodomi.
Paprastame sąlyginio formatavimo pavyzdyje vartotojas gali tvarkyti operacijų knygą skaičiuoklėje, kurioje būtų naudinga, kad debetas būtų pažymėtas raudonai, o kreditai – žalia. Tai leidžia vartotojui greitai nustatyti pagrindines operacijas iš pirmo žvilgsnio, nereikės rankiniu būdu formatuoti kiekvieno įrašo. Vartotojo katė nustato šias sąlygas, o skaičiuoklių programa automatiškai pritaikys spalvas, kaip nurodyta. Taip pat galima pridėti kitų sąlygų, pvz., paryškinti tekstą įrašams, kurie sukuria neigiamą balansą.
Sąlyginio formatavimo ribos gali priklausyti nuo programos. Kai kurie leidžia tik tam tikrą skaičių sąlygų. Taip pat svarbu žinoti, kad programa gali taikyti sąlygas nurodyta tvarka. Suradęs atitikmenį, jis nustos tikrinti, ar nėra kitų sąlygų. Pavyzdžiui, šiame pavyzdyje sąlygų tvarka yra labai svarbi. Jei spalvų kodas pateikiamas pirmas, debetas, sukuriantis neigiamą balansą, bus raudonas, bet ne paryškintas.
Tai gali būti labai naudinga priemonė skaičiuoklėms ir panašiems dokumentams rodyti. Tai gali leisti vartotojams paryškinti konkrečius dominančius duomenis ar įrašus, kad informacija būtų lengviau skaitoma. Sąlyginis formatavimas taip pat turi tam tikrų apribojimų, į kuriuos reikia atsižvelgti ir gali padėti perskaityti su konkrečia programa susijusius dokumentus, kad sužinotumėte, ką ji gali ir ko negali. Kai kurios programos gali leisti vartotojams kurti savo programavimą, tokiu atveju jie gali išspręsti problemas, susijusias su sąlyginio formatavimo parinktimis.
Vartotojai gali pakeisti formatavimą pašalindami sąlygas ir leisdami duomenims grįžti į normalią būseną. Gali būti patartina išbandyti taisykles nedideliame langelių rinkinyje, kad pamatytumėte, kaip jos veikia, prieš taikant jas visam dokumentui. Tai gali leisti vartotojui patvirtinti, kad formatavimas veikia taip, kaip tikėtasi.