Daugelio rūšių įmonės savo reikalus tvarko tvarkydamos sąskaitas. Tai yra bankai, kredito kortelių bendrovės ir komunalinių paslaugų įmonės. Sąskaitos, kurias turi šios įmonės, iš tikrųjų yra suasmeninti failai. Norint atskirti vieną failą nuo kito, kiekvienam failui paprastai suteikiamas sąskaitos numeris, kad būtų galima jį identifikuoti.
Sąskaitų numeriai paprastai yra labai naudingi ir veiksmingi failų valdymo įrankiai. Jei asmuo eina į banką atidaryti einamąją sąskaitą, jai turėtų būti suteiktas einamosios sąskaitos numeris. Šio numerio paskirtis – valdyti operacijas, kurios yra konkrečiai susijusios su to kliento operacijomis. Jei jai reikės įnešti indėlį, ji naudos savo sąskaitos numerį, kad pinigai būtų įskaityti jai, o ne kam nors kitam. Jei jai reikia atsiimti lėšas, jai reikės sąskaitos numerio, kad įsitikintų, jog ji nepaima jai nepriklausančių lėšų.
Įmonėms, kurios tvarko klientų failus naudodamos sąskaitų numerius, dažnai lengviausia identifikuoti kliento bylą naudojant šį numerį. Pavyzdžiui, vardai gali sukelti problemų, nes gali būti daug žmonių tuo pačiu vardu. Tačiau sąskaitų numeriai turėtų būti unikalūs. Pasikartojantys sąskaitų numeriai įmonėje paprastai yra klaida ir gali sukelti daug problemų.
Sąskaitų numeriai gali būti visiškai skaitiniai arba raidiniai skaitiniai. Kiekviena įmonė paprastai gali nuspręsti, kaip formatuoti savo sąskaitų numerius. Įmonės paprastai struktūrizuoja šiuos skaičius, todėl kitos įmonės sąskaitos numerio negalima supainioti su savo sąskaitos numeriu. Pavyzdžiui, bankas turėtų galėti lengvai nustatyti, kad buvo padaryta klaida, jei klientas naudoja savo kredito kortelės sąskaitos numerį.
Priklausomai nuo sąskaitos tipo, gali kilti didelė rizika prarasti sąskaitos numerį arba jį pasidalyti. Tam yra daug priežasčių. Pagrindinė priežastis yra ta, kad kliento byloje dažnai yra konfidencialios informacijos, pvz., jos tapatybės kodo, kredito informacija ir namų adreso. Kita priežastis, kodėl svarbu apsaugoti sąskaitų numerius, yra ta, kad nepažįstami asmenys gali gauti prieigą prie asmens išteklių, pavyzdžiui, finansų.
Kadangi daugelis įmonių naudoja sąskaitų numerius, dauguma įmonių stengiasi, kad klientams būtų patogu juos tvarkyti. Jie tai daro įtraukdami kiekvieno kliento sąskaitos numerį į jiems siunčiamus išrašus ir sąskaitas. Skaičius dažnai atspausdinamas ant kiekvieno čekio, kai asmuo turi einamąją sąskaitą. Kai kurios įmonės kiekvienam klientui išduoda korteles, kuriose yra jos unikalus numeris.