Dauguma įmonių turi susidoroti su pinigų srautais, o norint sekti atsiskaitymus ir pajamų srautus, gali būti naudojamos sąskaitos faktūros. Sąskaita faktūra yra sąskaita, kurioje išsamiai aprašomos suteiktos paslaugos arba įsigyti produktai ir bendra jų kaina. Jie gali būti iš išorės įmonės pardavėjų arba gali būti išduoti iš bendrovės kitoms įmonėms ar klientams. Sąskaitų faktūrų knyga yra būdas tvarkyti ir saugoti visas šias sąskaitas faktūras. Yra daug priežasčių, kodėl įmonė gali saugoti sąskaitas faktūras, įskaitant mokesčių tikslais, pinigų srautų analize ir apskaitos tvarkymu.
Sąskaitų faktūrų knygos tvarkymas turi daug privalumų. JAV ir kai kuriuose kituose regionuose kai kurios įmonės, pateikdamos mokesčius, gali išskaičiuoti daugelį pirkinių per metus. Kai tai bus padaryta, įmonės turės įrodyti, kad šie pirkimai buvo atlikti ir sumokėta tam tikra suma. Kitas geras laikas sąskaitų faktūrų įrašus sutvarkyti sąskaitų faktūrų knygoje yra pinigų srautų analizė. Daugelis įmonių kas ketvirtį tikrins pinigų srautus, o sąskaitos faktūros gali parodyti, iš kur eina ir iš kur gaunami pinigai.
Bendras įrašų tvarkymas yra dažniausia sąskaitų faktūrų knygos vedimo priežastis. Kartais gali prireikti parodyti pardavėjui, kas buvo sumokėta, arba parodyti klientui, kas nebuvo sumokėta. Šios knygos gali būti tvarkomos bet kokiu būdu, atitinkančiu įmonės poreikius. Iškilus poreikiui, sąskaitų faktūrų turėjimas patogioje vietoje gali padėti išvengti painiavos ar ginčų.
Daugelis įmonių naudoja elektroninių sąskaitų faktūrų programinę įrangą. Tai gali veikti įvairiais būdais ir vėl leidžia įmonei tvarkyti ir įtraukti sąskaitas faktūras taip, kad jos būtų tinkamos. Įrašų tvarkymas elektroniniu būdu gali sutaupyti laiko ir vietos, be to, paprastai galima įsigyti įvairių tipų programinės įrangos įvairiuose kainų diapazonuose.
Dar kitos įmonės naudoja popierines ir elektronines sąskaitas faktūras. Sąskaitų faktūrų knygoje gali būti popierius, dar vadinamas fizinėmis sąskaitomis faktūromis. Elektroninėse knygose gali būti nuskaitytos tų sąskaitų faktūrų kopijos arba jų duomenys gali būti tiesiog įvesti ir sutvarkyti, kad būtų galima greitai ištirti. Abu jie turi naudos, tačiau įmonė pasirenka saugoti sąskaitas faktūras, atsižvelgdama į jos poreikius.
Kai kurios įmonės gali naudoti daug sąskaitų faktūrų kasdien. Daug kartų šios sąskaitos yra mažesnės, o sąskaitų faktūrų knygoje galima surašyti daugiau. Paprastai įmonei rekomenduojama saugoti sąskaitas faktūras nuo trejų iki septynerių metų. Taip gali susidaryti kelios krūvos knygų, kurios gali būti laikomos visiškai atskiroje apskaitos patalpoje arba pastate.