Paprastas pašto perdavimo protokolas (SMTP) yra taisyklių arba standartizuotų protokolų rinkinys, skirtas el. laiškų siuntimui ir gavimui tokiais tinklais kaip internetas. Kompiuteris, kuriame veikia SMTP, vadinamas pašto serveriu ir idealiu atveju turi beveik pastovų veikimo laiką. SMTP pašto serveris gali ir siųsti, ir gauti laiškus, nors kliento lygiu SMTP siejame su siunčiamu el. pašto serveriu, o 3 pašto tarnybos protokolą (POP3) – su gaunamu paštu.
El. pašto klientams reikalingas siunčiamo el. pašto serverio ir POP3 arba gaunamo pašto serverio adresas, kad būtų galima rinkti ir siųsti laiškus. Interneto paslaugų teikėjai (IPT) pateikia šiuos adresus klientams tuo metu, kai sudaroma prenumerata arba sutartis, o pašto serverių adresai taip pat paprastai pateikiami IPT svetainėje. Kai kuriais atvejais tiek siunčiamas, tiek gaunamas paštas bus tvarkomas vieno serverio, pvz., paštas.[yourisp].com; bet dažnai siunčiamo el. pašto serverio adresas yra panašus į smtp.[yourisp].com, o gaunamas – pop3.[yourisp].com.
Autentifikavimas reikalingas norint pasiekti siunčiamo el. pašto serverį, kurį sudaro vartotojo vardas ir slaptažodis, susietas su kliento IPT paskyra. Tai apsaugo IPT nuo siunčiamų el. laiškų, kuriuos generuoja ne klientai, tvarkymo, o tai gali greitai užstrigti jo ištekliais. Be to, autentifikavimas leidžia serverio administracijai lengviau valdyti veiklą siunčiamo el. pašto serveryje, kad būtų išvengta piktnaudžiavimo, pvz., šlamšto ir sukčiavimo.
Kai el. laiškas siunčiamas į siunčiamą el. pašto serverį, susietas SMTP serveris nuskaito el. laiško antraštes, kad perduotų pranešimą į paskirties vietą. Prasideda dialogo langas tarp jo ir kito maršruto pašto serverio. Dialogo langas pateikiamas kaip užklausų ir atsakymų rinkinys, perkeliantis paštą į galutinę paskirties vietą. Paštas gali keliauti per kelis tarpinius pagrindinius kompiuterius, kol pasiekia pagrindinį kompiuterį, kuris yra gavėjo gaunamo pašto serveris. Jei pakeliui iškyla problemų, el. paštas gali būti išsiųstas atgal, kad būtų atsektas maršrutas iki siuntėjo.
Žiniatinklio el. pašto paslauga turi savo pašto serverius, kurie veikia lygiai taip pat, kaip IPT pašto serveriai. Vienintelis skirtumas yra tas, kad klientai prisijungia prie svetainės norėdami skaityti, rašyti ir siųsti laiškus, o ne atidaryti asmeninę el. pašto programą iš darbalaukio. Žiniatinklio paštas, pvz., Gmail®, yra labai populiarus, nes leidžia pasiekti paštą iš bet kurio kompiuterio, turinčio interneto ryšį. Tai taip pat neleidžia virusais apkrautiems laiškams atsisiųsti į jūsų asmeninį standųjį diską, nes el. laiškas ateina (ir yra nuskaitomas) iš svetainės serverio.
Svarbu pažymėti, kad el. laiškas turėtų būti laikomas viešu, nes jis siunčiamas aiškiai; terminas, vartojamas grynojo teksto pranešimams, siunčiamiems tinklu, kurį gali perskaityti visi. Nuo siunčiamo el. pašto serverio iki daugelio perdavimo prieglobų ir galutinio gaunamo pašto serverio el. paštas yra mažiau privatus nei atvirukas, siunčiamas įprastu paštu, ir juo labiau naudojant žiniatinklio paslaugas, kurios priklauso nuo rinkodaros. Privatus laikomas tik užšifruotas el. laiškas, nes prieš išsiunčiant jis įdedamas į neįskaitomą šifrą, o atvykęs gavėjas yra nešifruojamas. Dauguma populiariausių el. pašto programų turi galimybę naudoti trečiosios šalies papildinį, kad būtų užtikrintas integruotas šifravimas, įskaitant Microsoft® el. pašto programas ir Mozilla® Thunderbird™.