Šiandien rinkoje yra keletas skirtingų tipų kopijavimo aparatų, todėl skaitmeninis kopijavimo aparatas dažnai yra geriausias pasirinkimas verslo reikmėms. Skaitmeninis kopijavimo aparatas, sukurtas veikti remiantis dokumentų nuskaitymu, spausdina aukštos kokybės dokumentą, jį dažnai lengviau prižiūrėti nei kitų tipų kopijavimo aparatus, o eksploatacija gali būti labai ekonomiška. Štai keletas privalumų, renkantis skaitmeninį kopijavimo aparatą darbo vietoje, o ne kitų tipų.
Daugelis kopijavimo aparatų naudoja senesnį procesą, kuris kartais vadinamas analoginiu kopijavimu. Iš esmės šis senesnis metodas apima vidinio veidrodžio naudojimą, kuris nukopijuoja pagrindinio dokumento vaizdą ant būgno. Naudodamas statinę elektrą, analoginis kopijavimo aparatas naudoja dažų daleles, kad sukurtų vaizdą apie tai, kas randama ant būgno, naudoja šilumos elementą, kad išdžiovintų ir pritvirtintų dažus, o tada kopiją padaro ant popieriaus lapo.
Skaitmeniniai kopijavimo aparatai veikia šiek tiek kitaip. Dokumentas nuskaitomas skaitmeniniu būdu ir išsaugomas atmintyje. Lazeris naudojamas informacijai įspausti ant būgno, užtepami dažai ir atspausdinamas dokumentas. Kai dokumento vaizdas yra saugiai atmintyje, dauguma skaitmeninių kopijavimo aparatų leidžia spausdinti dokumentą iš atminties arba kai kuriais atvejais elektroniniu būdu perduoti kitiems skaitmeniniams įrenginiams, galintiems priimti perdavimą.
Skaitmeninis kopijavimo aparatas turi keletą privalumų. Vienas iš svarbiausių yra tai, kad daugelis skaitmeninių kopijavimo aparatų yra daugiafunkciniai. Gali būti pagamintos popierinės originalo kopijos arba elektroninės kopijos persiunčiamos į fakso aparatus ar net kaip tekstas el. pašto adresu. Tai gali pašalinti daugelį komunikacijos proceso etapų įmonėje, kuri veikia keliose vietose. Be to, tai gali panaikinti poreikį išsiųsti popierines dokumento kopijas į kelias skirtingas fizines svetaines tiek įmonės padaliniuose, tiek už fizinės įmonės vietos ribų.
Tada skaitmeninis kopijavimo aparatas sukuria geresnę pagrindinio dokumento kopiją. Padidėjusi spausdinimo kokybė reiškia, kad kopijos iš esmės nesiskiria nuo originalaus dokumento. Tai ne visada būdinga kitų tipų kopijavimo aparatams.
Galiausiai, skaitmeninio kopijavimo aparato eksploatavimo išlaidos yra mažesnės, ypač jei daug kopijuojama. Keletas veiksnių padeda sumažinti išlaidas. Pirma, yra mažiau judančių dalių, kurias reikia sugadinti. Tai reiškia, kad sumažėja galimybė, kad skaitmeniniam kopijuokliui reikės darbo. Be to, rašalas, naudojamas skaitmeniniams kopijavimo aparatams, paprastai sukuria daugiau kopijų vienoje kasetėje nei analoginiuose kopijuokliuose. Nors skaitmeninis kopijavimo aparatas kainuos daugiau nei kitų tipų kopijavimo aparatai, mažesnės kasdienio naudojimo sąnaudos greitai sumažins kainų skirtumą ir ilgainiui pradės sutaupyti pinigų.