Manoma, kad daugelis kompiuterių vartotojų, ypač didelėse organizacijose, gali turėti nuo 10 iki 20 vartotojų ID. Kiekvienas iš jų reikalauja savo slaptažodžio. Todėl prisiminti visus tuos vartotojo ID ir slaptažodžius gali būti nelengva. Slaptažodžių sinchronizavimas yra būdas šiek tiek palengvinti kompiuterio naudotojo gyvenimą sinchronizuojant slaptažodžius, kad jie visi atitiktų keliose sistemose.
Slaptažodžių sinchronizavimo pranašumai yra aiškūs. Tie, kurie tai daro, lengviau įsimena savo slaptažodžius. Be to, nors kai kurie teigia, kad vienodas vartotojo slaptažodis gali sumažinti saugumą, slaptažodžių sinchronizavimas iš tikrųjų gali padėti padidinti saugumą, nes vartotojams bus mažiau priežasčių užsirašyti slaptažodžius.
Nors gali būti įmanoma pasiekti slaptažodžio sinchronizavimą rankiniu būdu, yra programinės įrangos, sukurtos procesui automatizuoti. Programinė įranga paprastai veikia vienu iš dviejų būdų – skaidriu procesu arba žiniatinkliu pagrįstu procesu. Skaidrus slaptažodžio sinchronizavimo procesas pradeda veikti pakeitus slaptažodį vienoje programoje. Tada jis eina ir pakeičia visus kitus slaptažodžius, kuriems yra nustatytas. Internetiniame procese slaptažodžius keičia vartotojas internete.
Supaprastintas procesas taip pat gali sutaupyti pinigų. Jei vartotojas turi eiti ir atskirai pakeisti iki 20 slaptažodžių, tai gali užtrukti labai daug laiko. Dažnai sistemos reikalauja, kad vartotojai periodiškai keistų slaptažodžius, kad sumažintų neteisėtos prieigos riziką. Tačiau kai slaptažodis sinchronizuojamas vienu metu, vartotojai gali daug greičiau grįžti prie pradinio tikslo. Tai gali padėti verslui padidinti našumą.
Be slaptažodžio sinchronizavimo, programinė įranga gali padėti administratoriams ir kitais būdais. Programinė įranga gali aptikti, kada atsiranda slaptažodžio keitimo reikalavimas, ir išsiųsti vartotojui priminimą el. paštu. Tai gali leisti vartotojui atlikti šią administracinę pareigą tuo metu, kai jis galbūt nėra labai užsiėmęs, o tai suteikia vartotojui šiek tiek lankstumo.
Be to, nors vartotojai gali naudoti slaptažodžių sinchronizavimo sistemą, kad pakeistų visus slaptažodžius vienu metu, gali būti situacija, kai vartotojas turi turėti atskirą slaptažodį arba ne tą patį kaip kiti. Slaptažodžių sinchronizavimo programinė įranga taip pat gali į tai atsižvelgti, leisdama vartotojams keisti tik norimus slaptažodžius.