Smulkiųjų pinigų kuponas įdedamas į smulkių pinigų fondą, kai iš anksto išmokami pinigai už nedidelį pirkinį. Smulkios pinigų sumos yra nedidelės pinigų sumos, paprastai nuo 100 USD iki 250 USD, skirtos atsitiktiniams pirkiniams, kad būtų išvengta čekio rašymo ar įmonės kredito kortelės naudojimo. Smulkių pinigų kuponai ir pinigų suma smulkiųjų pinigų fonde visada turi būti lygi bendrai pradinei fondo sumai.
Smulkieji grynieji pinigai paprastai išmokami dviem skirtingais būdais: kompensuojant arba per avansinius mokėjimus. Pinigai grąžinami, kai jau buvo įsigytas pirkinys ir pateikiamas kvitas, patvirtinantis, kad gavėjas yra skolingas pinigus. Išankstiniai mokėjimai atsiranda, kai reikia įsigyti nedidelį pirkinį ir sumokėti pinigus prieš pirkimą. Tokiu atveju vietoj išmokėtos sumos į fondą įdedamas smulkus grynųjų pinigų kuponas.
Bendrovė paprastai taiko procedūras, reglamentuojančias smulkių pinigų fondo naudojimą ir stebėjimą. Šiose procedūrose bus konkrečiai nurodyta, kokios informacijos reikia smulkių pinigų kupone. Paprastai tai apima išmokėjimo datą, sumą, tikslą ir gavėjo vardą. Smulkaus grynųjų pinigų kupono pavyzdį galima atsisiųsti internetu, įsigyti biuro reikmenų parduotuvėje arba tiesiog sukurti įmonės viduje kaip vieną iš tinkintų formų.
Smulkių pinigų fondo saugotojas dažniausiai yra tam tikro lygio vadovas, pelnęs įmonės pasitikėjimą. Jis yra atsakingas už tai, kad kiekvienas smulkių pinigų fondo centas būtų apskaitytas kvitu arba smulkių pinigų čekiu. Kai iš grynuosius pinigus paėmusio asmens gaunamas kvitas ar kiti atitinkami dokumentai, dokumentai turi būti pridėti prie kupono ir atitinkamai pateikti. Saugotojas paprastai turi nuspręsti, iš kurios didžiosios knygos sąskaitą reikia apmokestinti pirkinį. Bendrosios didžiosios knygos atsitiktinių išlaidų sąskaitos yra biuro reikmenys, kompensacijos už automobilių stovėjimą ir kiti smulkūs pirkiniai.
Saugotojo vadovas periodiškai turėtų suderinti smulkių pinigų fondą. Tai užtikrins, kad visi trūkstami pinigai būtų nustatyti ir rasti anksti, kol problema dar gali būti ištaisyta. Be to, tai kontroliuoja saugotoją, nes gali būti piktnaudžiaujama net nedidelėmis grynųjų pinigų sumomis. Smulkus piktnaudžiavimas grynaisiais pinigais yra dažna nedidelio masto grobstymo forma, kuri gali lengvai pritraukti iki tūkstančių dolerių trūkstamų pinigų per metus, jei nebus kontroliuojama.