Bet koks atsitiktinių išlaidų kvitas, kurį darbuotojas naudoja, kad gautų kompensaciją, gali būti laikomas smulkiu pinigų priėmimo kvitu. Daugumos biurų ir skyrių biudžetuose yra vadinamasis smulkus grynųjų pinigų fondas. Aplinkybės, kuriomis darbuotojai gali panaudoti pinigus smulkiame pinigų fonde, skiriasi, tačiau dažniausiai fondas padengia nedideles grynųjų pinigų išlaidas, tokias kaip automobilių stovėjimo aikštelė susitikimui ne vietoje, biuro reikmenys ar pašto išlaidos. Darbuotojai, patiriantys šias išlaidas, turi išsaugoti kvitus, užpildyti smulkių pinigų čekį ar kvitą ir abu kartu pateikti biudžetininkui kompensuoti.
Smulkūs grynųjų pinigų fondai versle yra beveik visur. Nors departamento biudžetas tikriausiai padengs daugumą pagrindinių išlaidų, gali būti beveik neįmanoma numatyti visų nedidelių išlaidų, kurios bus patirtos atliekant įprastą veiklą. Dauguma darbuotojų tam tikru ar kitu momentu sumokės iš savo kišenės už tam tikras su darbu susijusias išlaidas. Kai taip atsitinka, smulkus pinigų priėmimo kvitas gali užtikrinti greitą grąžinimą.
Kiekviena įmonė savo smulkiųjų pinigų sistemą struktūrizuoja šiek tiek skirtingai. Kai kurie nustato patvirtintų smulkių grynųjų pinigų išlaidų sąrašus, o kiti palieka veiksmų laisvę atskiriems vadovams. Tačiau beveik visais atvejais darbuotojas turi pateikti kompensacijos kvitą. Smulkaus pinigų priėmimo kvite paprastai turi būti nurodytas detalus visų pirkinių aprašymas ir visa sumokėta suma, kad biudžeto pareigūnai galėtų patvirtinti, kad a) išlaidos atitinka reikalavimus ir b) kompensavimo suma yra tokia pati kaip faktinė išleista suma. . Spausdinamas smulkus pinigų priėmimo kvitas, kaip gali būti išduotas perkant internetu, paprastai yra priimtinas, kaip ir originalaus kvito kopija.
Didelėse įmonėse darbuotojai, norintys gauti kompensaciją, dažniausiai turi pateikti ne tik smulkų pinigų priėmimo kvitą, bet ir smulkaus pinigų kompensavimo čekį. Kupone turi būti nurodytas darbuotojo vardas, pavardė, jo padalinys, bendra paskirstoma suma ir finansavimo kodas. Kodai paprastai koreliuoja su išlaidų rūšimi – pavyzdžiui, automobilių stovėjimo aikštele ar maitinimu. Kai kuriais atvejais šie kvitai viduje laikomi smulkiais grynųjų pinigų kvitais. Paprastai juos galima rasti internetu biudžeto biuro svetainėje arba atspausdinti iš skyriaus intraneto.
Didžiąją laiko dalį biudžeto pareigūnas arba iždininkas registruos visas smulkių grynųjų pinigų operacijas biuro smulkiųjų pinigų knygoje. Ši knyga iš esmės yra pagrindinė knyga, skirta stebėti smulkių pinigų fondo likutį. Bet koks pateiktas smulkus pinigų priėmimo kvitas ar kvitas paprastai yra saugomi knygoje audito atveju.