Terminas spausdinimo pirkimas vartojamas apibūdinti procesui, naudojamam spausdinimui ir su spausdinimu susijusioms išlaidoms valdyti. Daugelis didelių įmonių išleidžia nemažą pinigų sumą ir personalo laiką tvarkydamos didelius spausdinimo darbus arba teikdamos spausdinimo paslaugas organizacijoje. Spaudinių pirkimų tikslas – valdyti šias išlaidas įgyvendinant strategines pirkimo koncepcijas.
Pagrindinė strateginių pirkimų koncepcija yra ta, kad per pažangų planavimą ir konsoliduotą pirkimo veiklą organizacija gali žymiai sutaupyti išlaidų. Be faktinio išlaidų sumažinimo, šie procesai gali lemti efektyvesnę verslo veiklą ir padidinti pelningumą.
Daugumoje didelių organizacijų kiekvienas skyrius privalo pateikti metinį savo metų išlaidų biudžetą. Vykdant spaudos pirkimą, su spausdinimo išlaidomis susijusi informacija perduodama pirkimų skyriui. Pirkimų pareigūnas yra atsakingas už informacijos peržiūrą ir strateginių pirkimų galimybių nustatymą.
Dažniausiai naudojamas spaudinių pirkimų pavyzdys yra brošiūrų spausdinimas. Daugelis įmonių leidžia skyriams susirasti savo spausdintuvą, derėtis dėl kainos pagal jų kiekį ir pasirinkti norimą brošiūros tipą. Vykdant spaudos pirkimus, sutartys derinamos ir pasirašomos su trumpu tiekėjų sąrašu, atsižvelgiant į biudžete numatytas metų veiklos apimtis. Visiems skyriams naudinga mažesnė puslapio kaina, taip pat sutaupomas personalo laikas ieškant kelių tiekėjų ir prašant kainų.
Šio tipo strateginiai pirkimai geriausiai veikia organizacijoje, kuri yra įsipareigojusi sumažinti išlaidas. Problemos, susijusios su pristatymo datomis, apsisprendimu, ar dalyvavimas privalomas, ar savanoriškas, ir klientų aptarnavimo klausimai turi būti sprendžiami viduje. Pasikalbėkite su verslo vartotojais, kad nustatytumėte tikslius jų reikalavimus ir, kur įmanoma, rastumėte bendrų dalykų.
Grupinis pirkimas – tai procesas, kai sujungiami bendri skirtingų padalinių išteklių reikalavimai ir sudaromas vienas pirkimo užsakymas arba sutartis. Skyriai fiziškai gali būti išdėstyti skirtinguose pastatuose, atsižvelgiant į gaminio reikalavimus, jei visi šie produktai yra įtraukti į pradinę sutartį. Tokia praktika vis labiau paplitusi vyriausybės ir viešojo sektoriaus įmonėse, kur tos pačios rūšies prekes galima įsigyti skirtingoms institucijoms ar skyriams.
Pridėtinės administracinės išlaidos – tai organizacijos sąnaudos už visą pirkimo apmokėjimo ciklą. Tai apima atlyginimus ir aptarnavimo išlaidas pirkimų personalui, sąskaitų faktūrų apdorojimą, čekių gamybą ir pardavėjo užklausų sprendimą. Organizacijos, kurios sujungia bendrą kiekį, reikalingą tam tikram laikotarpiui, gali gauti mažesnę kainą, atsižvelgdamos į konkretų užsakymo lygį. Masinis kainų nustatymas ir derybos yra labai svarbios įgyvendinant spaudinių pirkimo projektus. Derybas dėl kainos ir paslaugų paprastai užbaigia pirkimų direktorius arba vyresnysis pirkimo agentas.