Spausdinimo auditą paprastai atlieka didelės organizacijos, laukdamos spausdinimo paslaugų užklausos dėl pasiūlymo arba sutarties atnaujinimo. Pagrindinis spausdinimo audito tikslas yra rinkti metriką apie dabartinį spausdintuvo naudojimą, skirtingus spausdinimo išteklių prieigos būdus ir nustatyti visas su spausdinimo veikla susijusias veiklos išlaidas. Terminas auditas paprastai siejamas su išsamia finansine peržiūra. Tačiau pagrindinis bet kokio audito tikslas – nešališki specialistai rinkti informaciją ir pateikti oficialią ataskaitą, kuri padėtų priimti sprendimus vykdomosios valdžios lygmeniu.
Spausdinimo audito apimtis turi būti aiškiai apibrėžta proceso pradžioje, kad būtų užtikrintas tinkamas atsakas. Spausdinimo funkcijos arba susijusios užduoties apibrėžimas yra labai svarbus, nes dėl prielaidų gali būti padarytos klaidingos išvados. Pavyzdžiui, spausdinimo auditas gali apimti fotokopijas, elektroninių dokumentų nuskaitymą ir spausdinimo užduotis arba šių parinkčių derinį. Kitose įmonėse ar pramonės šakose spausdinimas gali apimti visus išorinius spausdinimo tiekėjus arba sutartis dėl tokių prekių kaip brošiūros, brošiūros ir susiję elementai.
Pirmasis bet kokio spausdinimo audito žingsnis yra rinkti naudojimo metriką. Visi spausdintuvai turi kopijavimo skaitiklį, o skaitmeniniai įrenginiai saugo šią informaciją elektroniniu būdu. Kai kurie spausdintuvai yra žinomi kaip daugiafunkciai įrenginiai ir turi galimybę spausdinti, nuskaityti ir kopijuoti. Kiekvienos iš šių užduočių metrika saugoma atskirai. Įrenginiai, turintys ir spalvotas, ir nespalvotas parinktis, taip pat atskiria šias dvi užduotis, kad būtų užtikrintas didesnis tikslumas.
Išsamus spausdinimo auditas turi apimti informaciją apie tai, kaip pasiekiami spausdinimo ištekliai. Toje pačioje organizacijoje dažnai vyksta keli procesai, ir tai gali būti pagrįsta pasiekiamų paslaugų tipais. Pavyzdžiui, šiuolaikiniame biure yra visiškai tinkle sujungtas spausdintuvas, kuriuo dažniausiai dalijasi grupė žmonių. Kiti įrenginiai gali turėti atskirus spausdintuvus kiekvienoje darbo vietoje. Didelės spausdinimo užduotys arba specialūs prašymai gali būti siunčiami pasirinktam pardavėjų sąrašui arba atsitiktinai pasirinktam iš telefonų knygos.
Visos su spausdinimu susijusios veiklos sąnaudos yra esminė bet kokio spausdinimo audito dalis. Ši informacija turi apimti fiksuotas įrangos išlaidas, eksploatacines medžiagas, remonto paslaugas, išorines spausdinimo išlaidas, elektros energiją ir vietos poreikį. Daugeliui firmų bendros spausdinimo veiklos sąnaudos yra gana didelės ir yra puiki vieta imtis išlaidų taupymo priemonių. Vertinant bendras veiklos išlaidas, taip pat turi būti įtrauktas personalo laikas, skirtas šių įrenginių priežiūrai ir palaikymui.