Naudodami spausdinimo serverio valdymą, administratoriai gali prijungti nuotolinius spausdintuvus prie tinklų ir valdyti savo užduotis. Tada nuotoliniai vartotojai gali prisijungti prie tinklo ir siųsti spausdinimo užduotis į bendrinamus spausdintuvus. Tvarkydami spausdinimo serverį, administratoriai gali stebėti visas su jų spausdintuvais susijusias problemas. Administratoriai taip pat gali peržiūrėti, valdyti ir atlikti užduotis bei pasiekti spausdintuvo ataskaitas.
Spausdinimo serveriai suteikia administratoriams prieigą prie visų prie tinklo prijungtų spausdintuvų. Spausdinimo serverio valdymas reiškia valdymą, kurį atlieka administratoriai, prižiūrint ir, jei reikia, keičiant spausdintuvų veiklą tinkle. Administratoriai arba stalo technikai gali stebėti spausdinimo serverio būklę ir būti raginami realiuoju laiku atnaujinti bendrinamų spausdintuvų būseną. Taip administratoriai ir stalo technikai bus informuoti apie spausdintuvo ir spausdinimo serverio funkcijas.
Paprastai kas nors, užsiimantis spausdintuvo valdymu, turėtų turėti galimybę bet kuriuo metu nustatyti bendrinamų spausdintuvų pasiekiamumo būseną. Daugeliu atžvilgių spausdinimo serverio valdymas veikia kaip beveik techninis tinkle esančių spausdintuvų skambutis. Administratoriai arba stalo technikai taip pat gali nustatyti, kiek „sveiki“ prijungti spausdintuvai. Apie spausdinimo gedimus ir kitas spausdintuvo problemas, pažeidžiančias funkcionalumą, galima pranešti per spausdintuvo tvarkyklę ir atitinkamai išspręsti.
Spausdinimo serverio valdymas suteikia daug privalumų. Taikydami spausdinimo valdymo strategijas administratoriai gali sutaupyti pinigų ir išvengti didelių sistemos problemų. Pavyzdžiui, jei administratorius, valdydamas spausdinimo serverius, aptinka kritinę spausdinimo serverių problemą, jis gali išvengti elektros energijos tiekimo nutraukimo ir to, kad spausdintuvo serveriai taps nepasiekiami. Panašiai, stebint spausdintuvo serverio būklę ir atkreipiant dėmesį į našumo rodiklius, administratorius gali nepagailėti didelių remonto išlaidų, jei jis sugebės susigaudyti ir išspręsti kritinę problemą, kol ji nepasiekia nevaldomo taško. Tokiu būdu spausdinimo serverio valdymas gali būti tarsi draudimo polisas nuo spausdintuvo gedimų ir kritinių tinklo gedimų.
Bendrąsias priežiūros problemas taip pat galima išspręsti valdant spausdinimo serverį. Pavyzdžiui, spausdintuvo valdymo leidimą turintis asmuo gali pažvelgti į spausdinimo tvarkyklę ir išvalyti eiles, užpildytas perteklinėmis arba nepageidaujamomis spausdinimo užduotimis. Apkarpius eiles galima pagerinti našumą ir sutaupyti bendrinamų išteklių, pvz., popieriaus ir kompiuterio atminties. Spausdintuvo tvarkykles taip pat gali būti galima valdyti naudojant spausdinimo valdymą, kad jos supaprastintų spausdintuvų gebėjimus atlikti savo užduotis. Tai taip pat gali būti naudinga, jei spausdintuvo problemas kada nors reikės šalinti, o administratoriui reikia manipuliuoti tvarkyklėmis, kad rastų sprendimą.