Kiekvienas, kuris šiais laikais dirba biure, net virtualiame biure, dažnai dirbs su spausdinimo serveriu. Tai tiesiog įrenginys, leidžiantis kompiuterių darbo stotims susieti su vienu ar daugiau spausdintuvų, kurie bendrinami tinkle. Kiekviena stotis turi galimybę priskirti vieną iš tinklo spausdintuvų kaip numatytąjį spausdintuvą, bet visada gali pasirinkti siųsti spausdinimo užduotį bet kuriam kitam serverio atpažintam spausdintuvui.
Pats spausdinimo serveris gali būti nedidelis kompiuteris, veikiantis kartu su pagrindiniais biuro serveriais (darant prielaidą, kad yra atsarginis serveris ir pagrindinis serveris), kad būtų galima spausdinti, arba iš tikrųjų įkeltas į pagrindinį serverį. . Daugeliu atvejų vienas iš tinklo grupės kompiuterių yra priskirtas spausdinimo serveriui. Esminė programinė įranga, leidžianti atlikti šią funkciją, įkeliama į šiam tikslui skirto kompiuterio standųjį diską.
Įkėlus ir įdiegus aparatinę įrangą, programinę įrangą galima sukonfigūruoti taip, kad ji atpažintų visus biure esančius spausdintuvus, taip pat visas darbo vietas, kurioms leidžiama prieiti prie serverio funkcijų. Nustačius kredencialus, kiekvieną darbo vietą galima sukonfigūruoti prisijungti prie serverio, kad būtų galima spausdinti, įskaitant teisių suteikimą arba apribojimą bet kuriam serverio atpažįstamam spausdintuvui.
Šis susitarimas užtikrina, kad bet kuris biuro komandos narys, kuriam reikia apdoroti spausdinimo užduotį, visada turėtų spausdintuvą. Jei vienas spausdintuvas dėl kokių nors priežasčių laikinai neveikia, paprasta užduotis nusiųsti spausdinimo užduotį į kitą tinklo spausdintuvą. Turėdami serverį, leidžiantį pasiekti kelis spausdintuvus, sutaupysite laiko, pinigų ir daug nusivylimo.
Netgi namų aplinka gali būti naudinga, jei yra spausdinimo serveris. Vietoj spausdintuvų, prijungtų prie kiekvieno atskiro namų kompiuterio, vartotojai gali tiesiog nusipirkti vieną gerą spausdintuvą ir įdėti jį į centrinę vietą namuose. Suaugusieji gali naudoti centrinį spausdintuvą darbui namuose, o vaikai gali naudoti jį spausdindami namų darbų užduotis.
Vienas iš kompiuterio darbo vietos, kaip spausdinimo serverio, naudojimo pranašumų yra tas, kad jei kietajame diske kažkas negerai, įkelti spausdintuvo serverio programinę įrangą į kitą darbo vietą ir nustatyti konfigūracijas yra paprasta. Nelaukiant, kol bus įdiegtas naujas įrenginys, darbo projektai gali vykti greitai arba visai neprarasdami laiko.