Spausdinimo valdymas gali turėti daug apibrėžimų. Tai geriausiai galima apibūdinti kaip spausdinimo aplinkos ir jos produktyvumo lygių valdymą, priežiūrą ir stebėjimą. Paprastai administratorius, užsiimantis spausdinimo valdymu, gali valdyti visus savo tinklo spausdintuvus. Jam pateikiami spausdintuvų ir tinklo, kuriame jie veikia, būsenos atnaujinimai realiuoju laiku. Iš esmės jis gali valdyti daugybę spausdintuvų ir jų aplinkų iš vieno kompiuterio. Jei administratorius neužsiima spausdintuvo valdymo veikla, jam gali tekti prižiūrėti kiekvieną kompiuterį atskirai.
Spausdinimo valdymas skirtas įmonėms ir organizacijoms suteikti įrankius, leidžiančius maksimaliai išnaudoti savo išteklius. Bandant racionalizuoti spausdinimo operacijas, atsižvelgiama į erdvę, techninę įrangą, programinę įrangą ir laiką – kaip ir terminus. Verslo savininkai gali nuspręsti perduoti spausdinimo valdymo veiklą iš išorės ir atsižvelgti į specialistų, teikiančių spausdinimo valdymo paslaugas, patarimus. Pavyzdžiui, trečiosios šalies spausdinimo valdymo paslauga gali įvertinti įmonės spausdinimo procesus ir pasiūlyti tokius pasiūlymus kaip techninės ir programinės įrangos atnaujinimas, įrangos perkėlimas arba darbuotojo pridėjimas siekiant padidinti našumą.
Ataskaitos, kurias teikia pagrindinės spausdinimo valdymo veiklos, gali padėti administratoriui žinoti, kas vyksta jo spausdinimo aplinkoje. Jei administratorius nustato veiklą, kuri, jo manymu, vėliau gali prisidėti prie problemos, jis gali imtis veiksmų, kad pakeistų tą elgesį spausdinimo aplinkoje. Pavyzdžiui, administratorius, pastebėjęs, kad popierius švaistomas, gali nustatyti spausdinimo apribojimus arba reikalauti, kad vartotojai naudotų parinktis, leidžiančias spausdinti dvipusį.
Spausdinimo valdymas taip pat gali padėti administratoriui sprendžiant triktis. Pranešimai ir scenarijai gali būti siunčiami nuotoliniu būdu per sistemą, kad būtų išspręstos problemos. Šios problemos gali būti įvairios – nuo paprastų dažų ir popieriaus keitimo iki sistemos gedimų. Kadangi nedidelės problemos pastebimos dar nevirtant didesnėmis, didelės techninės pagalbos poreikis gali būti sumažintas.
Be operacijų supaprastinimo, spausdinimo valdymas gali padėti sutaupyti pinigų ir padidinti įmonės ar organizacijos našumą. Pavyzdžiui, naudinga spausdinimo valdymo veikla apima tokias veiklas, kurios sumažina atliekų kiekį ir sumažina remonto darbų skaičių, reikalingą spausdinimo aplinkai palaikyti. Norint iš tikrųjų patirti spausdinimo valdymo naudą, reikės atlikti pakeitimus atsižvelgiant į konkrečius įmonės poreikius.