Verslo spragų analizė gali būti naudojama siekiant tam tikrų tikslų. Ši analizė apima esamos įmonės padėties aprašymą ir tai, ką įmonė nori pasiekti ateityje. Skirtumas tarp šių dviejų elementų yra tarpas. Analizė apima konkrečius veiksmus, kuriuos įmonė turi atlikti, kad užpildytų šią spragą ir pasiektų savo tikslus.
Pavyzdžiui, įmonė X yra didžiausia lėlių platintoja Niujorko valstijoje. Įmonė X nori būti geriausia lėlių platintoja visose JAV. Įmonė X užbaigia analizę, iliustruojančią, kaip ji tapo geriausiu Niujorko lėlių platintoju. Tai apimtų visų verslo aspektų, prisidedančių prie įmonės X sėkmės, apžvalgą, įskaitant rinkodaros, apskaitos, informacinių technologijų, valdymo ir kitus skyrius.
Tada įmonė X apibūdintų pranašumus, susijusius su savo tikslo tapti geriausiu platintoju šalyje. Tikslai turi būti konkretūs ir išmatuojami. Tokiu atveju įmonė X per trejus metus taps didžiausia lėlių platintoja visoje šalyje. Tada įmonė X ištirtų, ką ji turi padaryti, kad pasiektų šį tikslą. Įmonės X analizės rezultatas būtų išsamus planas arba spragų analizės dokumentas, kuriame būtų informacija apie tai, kaip tapti geriausiu šalies lėlių platintoju.
Analizė gali apimti verslo dokumentų, bylų ir finansinės informacijos peržiūrą, taip pat pokalbius su įvairių skyrių darbuotojais. Surinkus visą informaciją, sukuriama spragų analizės ataskaita. Į šį dokumentą paprastai įtraukiamas įvadas, kuriame nurodomas analizės tikslas ir tyrimo užbaigimo metodai.
Po įvado paprastai pateikiama esamos situacijos santrauka, įmonės norimi pasiekti tikslai ir detalus planas šiems tikslams pasiekti. Šis planas apimtų išsamius kiekvienos verslo srities veiksmų veiksmus, kiekvieno etapo atlikimo grafiką ir biudžetą, nurodantį, kiek planas kainuos. Taip pat gali būti pridėtas dokumentų, patvirtinančių bet kokius galutinio dokumento teiginius arba statistinius duomenis, priedas.
Kitas žingsnis būtų, kad vadovybė patvirtintų veiksmų planą ir biudžetą. Patvirtinus planą, jis pradedamas įgyvendinti. Būtina sekti kiekvieną veiksmą, kad planas atitiktų grafiką ir neviršytų biudžeto. Jei pasiseks, įmonė pasieks spragų analizės ataskaitoje nurodytą tikslą.
Įmonės gali naudoti spragų analizę siekdamos visos įmonės arba konkretaus skyriaus ar srities tikslų. Pavyzdžiui, įmonė, norinti sumažinti pridėtines išlaidas, gali atlikti finansinio trūkumo analizę. Arba įmonė, norinti išplėsti savo produktų platinimą, gali sukurti rinkodaros analizę. Spragų analizė gali padėti įmonėms išlikti konkurencingoms ir įvertinti galimą tikslo pelningumą. Tai gali padėti vadovybei ir darbuotojams suprasti analizėje išdėstytus planus ir būti entuziastingai apie juos.