Daugelyje skirtingų pramonės šakų pirkimo užsakymo sąlygos dažnai skiriasi. Sąlygos paprastai yra tos pačios, tačiau jos dažnai pritaikomos pramonės šakai ir tarp šalių. Pagrindinės sąlygos dažnai prasideda kaina, mokėjimo sąlygomis ir pristatymu. Toliau aptariamos prekės ir paslaugos, pakuotė ir tikrinimas. Galiausiai, atleistini vėlavimai, praradimo rizika ir garantijos yra kai kurios standartinės pirkimo užsakymo sąlygos, nurodytos likusiose sutarties sąlygose. Pirkėjas ir pardavėjas pasirašo pirkimo užsakymą, kuris kodifikuoja sąlygas ir yra sutarties pagrindas.
Pirkimo užsakymo sąlygose kaina ir mokėjimo sąlygos dažnai nurodomos dokumento pradžioje. Kai kuriose sąlygose, susijusiose su kainodara, bus nurodyta mokėjimo valiuta, kurios pardavėjas gali tikėtis. Jis taip pat gali nurodyti pardavėjui pateikti sąskaitą faktūrą, kad gautų mokėjimą, dažnai per 30 dienų nuo pristatymo. Pristatymo sąlygose turi būti nurodyta pristatymo vieta ir data arba dienų skaičius, kai prekės ir paslaugos turi būti pristatytos pardavėjui pasirašius pirkimo užsakymą.
Siekiant išvengti painiavos ir aiškiai apibrėžti lūkesčius, prekės ir paslaugos dažnai yra viena iš standartinių pirkimo užsakymo sąlygų. Tai yra pagrindinis materialių daiktų ar darbų, kuriuos pardavėjas sutinka pristatyti, aprašymas. Dažnai įtraukiamos pakavimo sąlygos, užtikrinančios, kad prekės nebus sugadintos gabenant. Patikrinimas yra priemonė, kuria pirkėjas gali įsitikinti, kad prekės nebuvo sugadintos, o pirkėjas paprastai gali priimti arba atsisakyti pristatyti prekes per protingą terminą.
Pagrindinė problema, susijusi su pirkimo užsakymo sąlygomis, yra nuostolių rizika. Pardavėjas ar pirkėjas turi būti finansiškai atsakingas už prekių ir paslaugų sugadinimus ar trūkumus iki pristatymo, o nuostolių rizika dažnai tenka pardavėjui. Kai kurių aplinkybių negali kontroliuoti abi šalys, pavyzdžiui, stichinė nelaimė, dėl kurios dažnai vėluoja pristatyti prekes ar paslaugas. Atsižvelgdamas į atleistiną vėlavimo terminą, pirkėjas turi teisę nutraukti sutartį arba pratęsti pristatymo terminą. Pardavėjas, kaip pirkimo užsakymo sąlygų dalį, dažnai turi pasirašyti garantijas, kuriose nurodoma pristatytų prekių ir paslaugų nuosavybė ir kad jos yra be defektų ir tinkamos naudoti.
Pirkimo užsakymo nutraukimo nuostatos paprastai yra palankios pirkėjui. Pavyzdžiui, pirkimo užsakymo terminas gali suteikti pirkėjui teisę atšaukti užsakymą prieš išsiuntimą ar pristatymą. Svarbu atidžiai peržiūrėti visas pirkimo užsakymo sąlygas, nes jos gali būti palankios tik vienai iš šalių, kol nebus susitarta dėl teisingesnių sąlygų.