Pirkimo užsakymas yra įsipareigojimas pirkti, teisinis dokumentas, kurį pirkėjas perduoda pardavėjui. Pirkimo užsakymo procesas prasideda nuo unikalaus numerio ir dokumento, kuriame išdėstyti visi pirkimo proceso aspektai, priskyrimo. Į pirkimo užsakymo sutarties sąlygas gali būti įtrauktas krovinys, pristatymo data, kaina, prekės aprašymas, mokėjimo lūkesčiai ir daugelis kitų.
Dideli ar maži gamintojai, norintys apriboti sandėlyje esančių atsargų kiekį, lauks kliento pirkimo užsakymo, kad galėtų pradėti pildyti užsakymą. Pirkimo užsakymo procesas prasideda nuo pirkėjo pardavėjui pateikiamo dokumento, kuriame nurodomi produkto lūkesčiai ir pristatymo sąlygos. Tada gamintojas paprastai išduoda pardavimo užsakymą, o tai patvirtina tuos lūkesčius. Jei pirkimo užsakymas ir pardavimo užsakymas sutampa, tai riboja abiejų šalių atsakomybę, nes pirkimo užsakymas yra teisiškai įpareigojanti pirkimo sutartis.
Suformavęs pardavimo užsakymą, gamintojas gali pradėti dirbti su užsakymu. Tai gali būti medžiagų pirkimas, darbo jėgos samdymas ir įrangos modifikavimas. Pirkimo užsakymo procesas apsaugo gamintoją tuo atveju, jei pirkėjas nuspręstų pasitraukti iš pardavimo po to, kai pardavėjas patyrė išlaidų. Pirkėjas taip pat yra apsaugotas šiuo procesu, nes jis neprivalo priimti ar sumokėti už prekes, kurios neatitinka dokumente nurodytų lūkesčių.
Pirkimo užsakymo procesas taip pat padeda supaprastinti užsakymą, nes išvardija visus arba daugumą su užsakymo procese susijusių kintamųjų. Tai apima prekės aprašymą, numatomą datą, tikslią kainą, mokėjimo sąlygas ir net tai, kuri šalis privalo sumokėti gabenimo išlaidas. Šis procesas yra ypač neįkainojamas importuojant ar eksportuojant, nes daugelis terminų tapo universaliais ir lengvai atpažįstami kitų šalių.
Daugelis gamintojų naudoja pirkimo užsakymus, kad planuotų pinigų srautų biudžetus mėnesius ar net metus iš anksto. Ciklas nuo pirkimo užsakymo išdavimo datos iki pristatymo ir apmokėjimo gavimo gali būti gana ilgas. Įmonė turi atitinkamai planuoti savo išlaidas, kad galėtų patenkinti trumpalaikius grynųjų pinigų poreikius, pvz., darbo užmokestį.
Išdavus pirkimo užsakymą ir patvirtinus pardavimo užsakymą, prasideda darbas. Procesas baigiasi prekių pristatymu ir sąskaitos faktūros išrašymu, nors kai kurie gamintojai reikalauja visą arba dalinį apmokėjimą prieš pristatymą. Priėmus prekes ir apmokėjus sąskaitą faktūrą, pirkimo užsakymo procesas baigtas.