Strateginis išlaidų valdymas yra sukurta programa, kurią įmonės naudoja siekdamos reguliariai nustatyti ir analizuoti sąnaudų veiksnius, kad sumažintų išlaidas ir padidintų bendrą vertę. Tokio tipo programa reikalinga kuriant biudžeto parametrus ir pirkimo struktūrą. Įdiegę strateginę išlaidų valdymo programą, įmonės gali ne tik sumažinti savo kaštus, bet ir sukurti strateginį konkurencinį pranašumą.
Tokio tipo vadybos programos apima strateginio plano sudarymą, veiklos prioritetų nustatymą ir tinkamo ribotų išteklių panaudojimo užtikrinimą. Sąnaudų valdymo programa pagrįstų strategijų kūrimas padeda įmonėms pasiekti savo tikslus ir taupyti išlaidas. Ji taip pat suteikia vadovybei pakankamai informacijos, kad būtų galima nustatyti, ar reikėtų įgyvendinti naują verslo modelį.
Strateginių išlaidų valdymo programų sistemą paprastai sudaro trys analizuojami komponentai. Pirmasis komponentas apima pagrindines funkcijas, kurių metu vadovybė turi apibrėžti verslo pobūdį ir veiksmų planavimo, produkto kūrimo bei tyrimų ir plėtros kryptis. Kitas komponentas skirtas pridėtinei vertei tokiose veiklose kaip klientų aptarnavimas, techninė pagalba, rinkodara, pardavimas ir gamyba. Paskutinis sistemos komponentas yra veikla, kuri remia pagrindinę veiklą. Tai IT, žmogiškieji ištekliai, bendrasis administravimas, apskaita ir finansai.
Strateginio išlaidų valdymo žingsniai apima verslo strategijų peržiūrą, kad būtų parengtas planas, skatinantis didesnę vidinę komunikaciją ir nustatyti bet kokias veiklos spragas. Vėliau vadovybė turėtų apmokyti komandos narius įgyvendinti strateginį valdymo planą. Tada valdymo komanda turėtų pasinerti į faktų nustatymą rinkdama duomenis, apklausdama darbuotojus, atlikdama apklausas ir rengdama gaires. Tada išvados turėtų būti išanalizuojamos ir pateikiamos rekomendacijos dėl pakeitimų. Jei reikia atlikti pakeitimus, darbuotojas turėtų būti atsakingas už kiekvieno pakeitimo priežiūrą, aiškiai apibrėžtą atsakomybę, taip pat už tai, kad būtų sukurta nuolatinio tobulėjimo sistema.
Patarimai, kaip turėti veiksmingą strateginę išlaidų valdymo programą, apima visišką aukščiausios vadovybės palaikymą, informacinių sistemų integravimą procesams racionalizuoti ir veiksmingų tarpfunkcinių komandų sukūrimą. Vadovybė turėtų suprasti programos svarbą ir tai, kaip jų vaidmuo sukuria pridėtinę vertę, nes priešingu atveju jie gali nenorėti ir nebendradarbiauti įgyvendinimo ir nuolatinio tobulinimo etapuose. Informacinės sistemos naudojamos norint greitai surinkti ir analizuoti duomenis, taip pat užtikrinti, kad reikiama informacija laiku patektų reikiamiems žmonėms. Daugiafunkcinių komandų naudojimas yra naudingas, kai sąnaudas lemia daugiau nei vienas skyrius, nes šie skyriai turi glaudžiai bendradarbiauti, kad galėtų jas reguliuoti.