Patvirtintos kopijos – tai tikslios dokumento kopijos, kurios rengiamos, kai nėra galimybės tiesiog kopijuoti dokumento originalo kopiją. Iš esmės tai paverčia atitinkamą kopiją originalo atkūrimu. Kad dokumentas būtų tokio tipo kopija, dokumente turi būti visi originalo elementai, be formuluotės ar struktūros pakeitimų, kad ir kokie smulkūs ar nereikšmingi pakeitimai atrodytų.
Atitinkama kopija gali būti naudojama keliais atvejais. Teismų sistemos leidžia naudoti tokius dokumentus ir dažnai juos naudoja padavimo tikslais. Tokiu atveju kopija spausdinama ir sukuriama tiksliai taip, kaip originalas. Be to, visi paraštėse parašyti ranka užrašai taip pat bus įtraukti į dokumentą. Teismo sekretorius palygins kopiją su originalu, kad įsitikintų, jog visi dviejų dokumentų aspektai, įskaitant datas, yra vienodi. Jei ant originalo yra teisėjo parašas, teisėjas gali pasirašyti ir patvirtintą kopiją arba atitinkamuose laukeliuose gali būti įrašytas teisėjo vardas ir pavardė bei data. Kai palyginimas baigtas ir tarnautojas nustato, kad dokumentai yra vienas kito veidrodžiai, kopija uždedama antspaudu ir priskiriama padavimo data.
Įmonės taip pat naudoja šį formatą. Taip dažnai nutinka, kai keliems skyriams reikia prieigos prie sutarčių ir kitų svarbių dokumentų. Pasirašytų dokumentų originalai paprastai laikomi saugioje vietoje, o atitinkama kopija ar kopijos yra prieinamos bendram naudojimui įvairiuose organizacijos skyriuose. Šis metodas užtikrina, kad visada po ranka būtų originalaus pasirašyto dokumento kopija, tačiau suteikiama galimybė plačiai susipažinti su tam tikro dokumento sąlygomis ir tiems, kuriems reikia šios informacijos, kad padėtų klientams ar kitaip atliktų su darbu susijusias užduotis.
Tas pats asmuo, kuris pasirašė dokumento originalą, gali pasirašyti patvirtintą kopiją. Jei tai neįmanoma arba praktiška, parašo laukelyje gali būti įrašytas asmens vardas. Taip pat galima patvirtinti arba notariškai patvirtinti patvirtintą kopiją. Tačiau šis veiksmas paprastai laikomas nereikalingu.