Susitikimo nustatymas yra tiesiog paskambinti kuo daugiau žmonių, kvalifikuoti juos kaip potencialų klientą ir paprašyti susitarti su pardavėju ar atstovu. Profesionalai ir verslininkai nenori gaišti laiko ar pinigų susitikdami su žmonėmis, kurie neketina pirkti jų prekės ar paslaugos. Šios įmonės pasitiki paskyrimų planuotojais, kad įsitikintų, jog laikas nebus švaistomas. Susitikimo nustatymas prasideda skambinant žmonėms, kurių vardai yra potencialių asmenų sąraše, ir nusprendžiant, ar susitikimas reikalingas norint suteikti daugiau informacijos, parduoti ar tęsti. Profesionalios susitikimų nustatymo paslaugos gali būti vienas iš pigiausių būdų, kaip įmonės gali generuoti potencialius klientus ir kvalifikuoti potencialius klientus.
Potencialūs skambučiai gali būti viena iš sudėtingiausių verslo profesionalo užduočių. Nors tai gali būti sunku, šie skambučiai turi būti atliekami, kad kai kurios įmonės būtų pelningos. Profesionalūs susitikimų planuotojai laikosi šaltų skambučių specialistais. Jie susisiekia su žmonėmis iš sąrašo, kuriame gali būti šimtai ar tūkstančiai vardų. Šiai pozicijai reikalingi įgūdžiai: atkaklumas, draugiškumas ir įtaigumas. Paskyrimų skyrėjas taip pat turi sugebėti veiksmingai tvarkyti bet kokius prieštaravimus. Dauguma susitikimų planuotojų dirba iki aštuonių ar daugiau valandų per dieną, skambindami potencialiems klientams, užduodami keletą svarbių klausimų ir susitarę dėl susitikimo, kad kas nors kitas galėtų sekti.
Tikrasis susitikimo nustatymo procesas prasideda nuo kontaktų ir telefono numerių sąrašo. Taikant labai plačius kvalifikacinius kriterijus, šimtai tūkstančių vardų gali patekti į šį skambučių sąrašą. Paskyrimų nustatymo specialistai pradės skambinti šiame sąraše esantiems žmonėms, kad nustatytų, ar jie atitinka konkretesnius kriterijus. Pavyzdžiui, susitikimų planuotojas, norintis surengti susitikimus su automobilio draudimo agentu, gali užduoti klausimus apie būsimo kliento automobilio draudimo poreikius, įmokų sumą, vairavimo įpročius ir ar nori sutaupyti pinigų. Kadangi jiems gali būti mokama daugiau už faktinį susitikimo sukūrimą, susitikimų nustatymo specialistai paprastai skambina daug telefonu, kad susitartų kuo daugiau susitikimų.
Kartais verslininkai gali neturėti įgūdžių efektyviai skambinti potencialiems klientams ar pritraukti potencialių klientų. Pasamdę susitikimo nustatymo paslaugą pardavėjai atlaisvina daugiau laiko, kurį gali skirti tiesioginiams susitikimams su kvalifikuotais potencialiais klientais. Šios paslaugos taip pat gali padėti nustatyti tikslines rinkas ir idealius klientus bei sukurti šalto skambinimo scenarijus, skirtus tuose sąrašuose esantiems žmonėms. Daugelis šių paslaugų pateikia išsamius duomenis apie atliktų skambučių ir sukurtų potencialių klientų skaičių. Lyginant šių paslaugų kainą su laiku, kurio reikia potencialių klientų generavimui ir susitikimų nustatymui, profesionali paslauga gali pasiūlyti ekonomišką sprendimą pritraukti naujų klientų.