Susitikimų sistema – tai technika, naudojama siekiant, kad susitikimai, konferencijos ar kiti asmenų susirinkimai vyktų sklandžiau, priimtų abiem pusėms priimtinus sprendimus ar kitaip pasiektų tikslą. Įmonėms, grupėms ar vyriausybinėms institucijoms yra daug įvairių susitikimų sistemų, kurios gali veiksmingai palengvinti susitikimus. Naudojamą susirinkimų sistemą dažnai nusprendžia įmonės vadovybė arba dėl jos susitariama grupės balsų dauguma. Sistema gali būti struktūrizuota arba nestruktūrizuota ir dažnai yra saistoma tam tikrų taisyklių ir laiko apribojimų.
„Roberto tvarkos taisyklės“ yra įprasta susirinkimų sistema, kurią naudoja daugelis įmonių ir parlamentinių organų. Sistema buvo sukurta XX amžiaus pradžioje ir joje taikomos įvairios susirinkimo vedimo taisyklės. Susirinkimuose, rengiamuose pagal Roberto tvarkos taisykles, dažnai būna pirmininkas arba prezidentas, kuris prižiūri renginius. Taisyklės reglamentuoja, kas gali kalbėti, kiek laiko tas asmuo gali kalbėti, kaip balsuojama dėl klausimų ir posėdžio įvykių tvarka. Sistemą gali modifikuoti, kad ji atitiktų įmonės poreikius, arba ją gali pakeisti valdžios institucija, kuri ją naudoja. Tokio tipo sistemos pranašumas yra tas, kad ji dažnai neleidžia ilgoms diskusijoms monopolizuoti susitikimų laiką ir užtikrina tvarkingą tikslų įgyvendinimo procesą. Trūkumas yra tas, kad taisyklės yra sudėtingos ir ilgos, todėl daugelis darbuotojų gali būti nesusipažinę su visa sistema.
Atvira erdvė yra daug mažiau struktūrizuota susitikimų sistema, kurią įmonė dažnai naudoja konferencijoje, rekolekcijose ar net kassavaitiniame darbuotojų susirinkime. Pagal šią sistemą iš pradžių dalyviams pateikiamas tikslas arba keli tikslai. Tada dalyvaujantys asmenys susiskirsto į grupes ir pasitelkia kūrybinius procesus, siekdami užsibrėžto tikslo renginio metu. Atviros erdvės susitikimų sistema yra veiksminga siekiant įtraukti daugumą darbuotojų ar dalyvių į procesą, tačiau šios sistemos struktūros trūkumas gali būti netinkamas kiekvienai įmonei.
Įmonės, turinčios darbuotojų keliose geografinėse vietose, dažnai gali naudoti internetinę susitikimų sistemą. Svetainės arba programinės įrangos programos leidžia asmeniui surengti susitikimą internetu. Šiose programose dažnai yra balsavimo sistema, kurią galima panaudoti sprendžiant klausimus ir leidžiant dalyviams dalyvauti interneto pokalbiuose arba balso technologijomis. Šeimininkas gali naudoti šią susitikimo sistemą, kad nutildytų dalyvių telefono skambučius, nuspręstų dėl įvykių tvarkos ir kas kada galės kalbėti. Šios sistemos dažnai leidžia vartotojams rengti PowerPoint pristatymus, rodyti vaizdo įrašus ir naudoti ekrano bendrinimo technologiją mokymo tikslais ir kitiems susitikimo tikslams pasiekti.